Hursoft Yurt Öğrenci Takip Programı (Kullanım Klavuzu) 

 

  İŞLEMLER 

-Öğrenci Kayıt İşlemi

İşlemler menüsünden ‘Öğrenci Kayıt İşlemi’ opsiyonu seçilir.

Program kurulum işlemleri tamamlandıktan sonra öğrenci bilgilerinizi buradan girebilirsiniz. Bunun için menüde yer alan ‘Yeni’ tuşuna basmalısınız. Öğrencinin Kimlik Bilgilerini, Adres Bilgilerini, İletişim Bilgilerini, Öğrenci Numarasını, Okulunu, Parmak İzi Numarasını, Blok, Oda, Yatak numaralarını buradan girebilirsiniz. Unutulmaması gereken Bilgileri Kaydet tuşuna basmadan yeni tuşuna basmamak ya da ekrandan çıkmamak gerektiğidir. Ayrıca Öğrenci Kayıt Ekranında öğrenciniz yemek yardımı alıyor mu? Yemek kuponu kullanıyor mu? Parmak izinin okutulup okutulmadığı, cezalı öğrenci olup olmadığını görebilirsiniz.

Eğer toplu SMS ya da tekli SMS sistemini kullanacaksanız öğrenci velisinin cep telefonu numarasını mutlaka isteyiniz ve sisteme kaydediniz. (Not: cep telefonu numarasını başında sıfır olmadan kaydediniz.) Aynı şekilde toplu e-mail sistemini kullanacaksanız mutlaka kaydını yaptığınız öğrencinin velisinin e-mailini girmelisiniz.

Kaydedilen öğrencinin bilgilerini üst menüde yer alan Raporlar kısmından Öğrenci Bilgilerini Yazdır tuşuna basarak görebilir ve çıktısını alabilirsiniz. Aynı zamanda Raporlar kısmından Öğrenci Bilgi Formu ve Öğrenci Aile Bilgi Formu tuşlarına basarak görebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

Öğrenci Kayıt Ekranında Üst menüde yer alan Genel Özellikler, Özel Not, Ödeme Tablosu Ekranlarına giderek öğrenciyle ilgili detaylı bilgileri girip kaydedebilirsiniz. Ekranlardan diğerine geçerken girdiğiniz verileri mutlaka Bilgileri Kaydet butonuna basarak kaydedip öyle geçiniz.

Özel Not Ekranı ’nı Öğrenci hakkında genel bilgi verebileceğiniz bir ekrandır.

Ödeme Tablosu Ekranı’ nda Öğrencilerinize ait olan Toplam Borç ve Toplam Ödenmiş olan tutarları görebilirsiniz. Ayrıca bu ekranda kalan tutarı da görebilirsiniz.

  İşlemler

Yeni: Sisteme yeni kayıt girebilmek için kullanırız.

Bilgileri Kaydet: Sisteme girilen kayıtları ya da eklenen bilgileri bu tuş yardımıyla kaydederiz. Sisteme bilgi girildiğinde çıkarken kaydetmeyi unutmayınız. Aksi halde tekrar girmek zorunda kalırsınız.

Üye Kaydını Sil: Kayıtlı olan üyeyi ya da bilgilerini yanlış girdiğiniz öğrencinin bilgilerini silmek isterseniz bu tuşu kullanabilirsiniz.

Kayıt Arama: Sisteme kayıtlı öğrenci numaralarına göre arama yapmak istiyorsanız bu ekranda daire numaralarının üzerine gelerek o alan aktif hale getirilmeli ve ekranın alt kısmında yer alan aranan kayıt alanına, aranan öğrenci numarasını yazıp enter tuşuna basarak o kayıtın bilgilerine gidilmelidir. İsim bazında arama yapmak istiyorsanız aynı şekilde isim kolonunda herhangi bir ismin üzerine gelinerek isim aktif hale getirilir ve arama kayıt alanına aranan ismi yazıp enter tuşuna basıldığında o kayıta gidilir. Aynı şekilde diğer alanlara göre de arama yapabilirsiniz.

İlk Kayıt:  İlk kayıta götürür.

Önceki Kayıt: Bulunduğunuz Kayıttan bir önceki kayıta götürür.

Sonraki Kayıt: Bulunduğunuz Kayıttan bir sonraki kayıta götürür.

Son Kayıt: Sistemdeki son kayıta götürür.

Kapat:  Öğrenci Kayıt Ekranını kapatır. 

 Öğrenci Veli Bilgileri

Öğrenci Kayıt Ekranında yer alan üst menüde Öğrenci Veli Bilgileri Tuşu seçilerek Aile Bilgileri Ekranına ulaşabilirsiniz. Buradan Adı, Soyadı, TC Kimlik No’su, Yakınlık Derecesi, Medeni Hali, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Cep Tel, İş Tel ve e-mail bilgilerini kayıt edebilirsiniz. Ayrıca aile bireyleri arasında arabası olan varsa arabasının Plaka Numarasını girebilir siniz.

Ayrıca bu ekranda üst menüde yer alan Raporlar kısmından aile bilgi formu ve aile detay formu olarak 2 raporlamanın da çıktısını alabilirsiniz.

  Öğrenci Ödeme Girişi

Bu menüye Öğrenci Kayıt Ekranında yer alan üst menüden ulaşabilirsiniz. Kayıtlı Öğrenci ödeme yaptığında ödenen tutarını girip kaydedebilir ve Makbuz Basımını yapabilirsiniz.  Ekrana, öğrencinin bilgileri otomatik olarak gelir, alt kısımda ise öğrencinin aidat gelirleri girişinin bulunduğu liste vardır. Buraya Yeni bir kayıt eklemek için ekranın altında yer alan menüden yeni tuşuna basılır. Ay, Ödeme Tarihi, Ödeme Türü, Ödeme Tipi, Ödenen Tutar, Makbuz No, Banka No ve eğer bu ödeme bankaya yatırıldıysa bankaya yatırıldı alanlarını doldurularak kaydet tuşuna basılır ve öğrencinin aidat ödeme girişinin kaydı tamamlanır. Alt menüden Makbuz Bas ile de girdiğiniz öğrenci ödemesinin makbuzunu basabilirsiniz. Kullanıcı isterse Aidat Ödemelerini tek tek kaydedebileceği gibi toplu olarak da yapabilir. Ekranın alt kısmında yer alan menüden Dağıtım tıklandığında toplu olarak o öğrencinin ödemelerini yapabilirsiniz. Bunun için Dağıtım Ekranında İşlem Tarihi ve İlk işlem Tarihine aynı Tarihi vermelisiniz. Ay adedi kısmında kaç aylık ödeme alıyorsanız o miktarı belirtirsiniz. Aralığı kısmında ise kaç ayda bir almak istediğinizi belirtirsiniz ve Ödeme Tutarını da girdikten sonra Dağıt Tuşuna basarak toplu olarak öğrencinin ödemesini alabilirsiniz.

Ayrıca Öğrenci Ödeme Girişi Ekranının alt kısmında öğrencinin toplamda ne kadar ödeme yaptığı görülebilir

  Öğrenci Borç Girişi

Bu menüye Öğrenci Kayıt Ekranında yer alan üst menüden ulaşabilirsiniz. Kayıtlı Öğrenciye aidat borçlandırması yaptığınızda borç tutarını girip kaydedebilirsiniz. Ekrana, öğrencinin bilgileri otomatik olarak gelir, alt kısımda ise öğrencinin borç girişlerinin bulunduğu liste vardır. Buraya Yeni bir kayıt eklemek için ekranın altında yer alan menüden yeni tuşuna basılır. İşlem Tarihi, Ödeme Türü ve Tutar bilgileri girilerek kaydet tuşuna basılır ve öğrencinin borçlandırma kaydı tamamlanır. Alt menüden Borç Listesi ile öğrencinin kayıtlı tüm borçlarını görebilir ve çıktısını alabilirsiniz. Kullanıcı isterse öğrencinin tek tek borcunu kaydedebileceği gibi toplu olarak da yapabilir. Ekranın alt kısmında yer alan menüden Dağıtım tıklandığında toplu olarak o öğrencinin borçlandırmasını yapabilirsiniz( Örneğin Seda Yıldız isimli öğrenciyi 12 aylık aidat borçlandırmasını tek tek girmek yerine toplu olarak girebilirsiniz). Bunun İçin Dağıtım Ekranında İşlem Tarihi ve İlk işlem Tarihine aynı Tarihi vermelisiniz. Ay adedi kısmında kaç aylık borçlandırma yapıyorsanız o miktarı belirtirsiniz. Ay Aralığı kısmında ise kaç ayda bir borçlandırmak istediğinizi belirtirsiniz ve Ödeme Tutarını da girdikten sonra Dağıt Tuşuna basarak toplu olarak öğrencinin borçlandırmasını yapabilirsiniz. Öğrenci Borç Girişi Ekranında alt menüde yer alan Borç Listesini tıkladığımızda ise Öğrencinin bilgileri ile birlikte Borçlarını da listeleyerek çıktısını alabilirsiniz.

Ayrıca Öğrenci Borç Girişi Ekranının alt kısmında öğrencinin toplamda ne kadar borcu olduğunu görülebilirsiniz.

 Borç Ödenen Tahakkuk İşlemi

Bu menüye Öğrenci Kayıt Ekranında yer alan üst menüden ulaşabilirsiniz. Tahakkuk İşlemi Ekranının üst kısmında kayıtlı öğrencinin bilgileri, alt kısmında ise öğrencinin yaptığı ödeme ve borç bilgileri, faizi ve kalanı liste olarak görülür. Burada üst menüde yer alan tahakkuk tarihi girilerek temizle ve hesapla tuşlarına basıldığında belirtilen tahakkuk tarihine kadar olan hesaplamaları yaparak gecikme faizi hesabı yapılır. Listenin alt kısmında Toplam Borç, Toplam Ödenen, Toplam Faiz ve Toplam Kalan tutarları görülebilir.

Ayrıca öğrencinin Cari Hesap Ekstresini hem Türkçe hem de İngilizce olarak 2 ayrı rapor şeklinde alabilirsiniz. Öğrenci, borcunu zamanında ödememişse İhtar İkaz Yazısını yazdırıp altına da hesap ekstresinin dökümü gelecek şekilde çıktısını alabilirsiniz. Ayrıca öğrenci velisine borcunu SMS ve E-mail yoluyla da hatırlatabilirsiniz. Örneğin; Sayın Aysel Yıldız 31.08.2010 tarihi itibariyle 350,54 TL Yurdumuza Aidat borcunuz bulunmaktadır. En kısa zamanda ödemeniz rica olunur. Bilginize… şeklinde olabileceği gibi istediğiniz başka bir SMS ve e-mail metni hazırlayarak da gönderebilirsiniz. Sistemimizde tek tek SMS ve e-mail atma işlemleri mevcut olduğu gibi toplu olarak da yapılabilir.

 >>Resim

 Öğrenci Kayıt Ekranında yer olan bu alana öğrencilerinizin resmini koyabilirsiniz. Bunun için resim alanının alt kısmında yer alan aşağıdaki seçenekler yardımıyla öğrencinizin resmini kaydedebilirsiniz.

Tarayıcıyı Seç: Öğrencinizin resmini tarayıcıdan alarak resmi kaydedebilmek için öncelikle tarayıcıyı seçmelisiniz. Daha sonra tarayıcıdan resim aktar seçeneğine gelirsiniz.

Tarayıcıdan Resim Aktar: Bu seçenek yardımıyla tarayıcıdan resim aktarabilirsiniz.

Panodan Resim Al: Bu seçenek yardımıyla bilgisayarınızda öğrencinin resmi varsa resmin kayıtlı olduğu yere giderek resmi buraya kaydedebilirsiniz yoksa Web Cam yardımıyla fotoğrafını çekerek sisteme kaydedebilirsiniz.

   Genel Giderlerin Girişi

Ana ekranda İşlemler menüsünden bu ekrana ulaşabilirsiniz. Yurdunuz için yapılan giderleri buradan girebilir ve kaydedebilirsiniz. Bunun için öncelikle ekranın alt kısmında yer alan menüden yeniye tıklarız ve ekranda yer alan aşağıdaki bilgileri doldururuz:

Ödeme Tarihi: Giderinizin ödeme tarihini buradan girebilirsiniz.

Fatura No: Gideriniz faturalı ise buraya fatura no ‘ sunu girebilirsiniz.

Ödenen Tutar: Giderinizin Ödenen Tutarını girildiği yerdir.

Banka No: Programımızda kaydedilen Banka isimleri bir numara alır. Buraya gelindiğinde banka ismi seçilir ve o bankaya ait numara kayıtlara geçer.

Ödeme Türü: Aylık Aidat, Bahçe ve Çevre Düzenleme Masrafı, Su Borcu, Diğer Genel Giderler, Elektrik Masrafı v.b. türlerden sizin için uygun olanı seçersiniz. Ödeme Türünü sisteme kayıtlı olan seçeneklerden seçebileceğiniz gibi kendinizde ödeme türü ekleyebilirsiniz.

Ödeme Tipi: Burada ödemenin nasıl yapıldığını belirtebilirsiniz. Nakit, Banka, çek, kasa, senet, elden, eft, havale… v.b. türlerini seçerek ödeme tipini belirtebilirsiniz.

Grubu: Bu bölümde ödemeleri gruplandırabilirsiniz ya da kendinizde ekleme yapabilirsiniz.

Bankaya Yatırma: Yurdunuza ait banka hesabından çekerek yaptığınız ödemeleri buradan yatırıldı şeklinde kaydedilebilir ve bu kayıt banka hareketlerinde hesaptan para çekme kısmından da otomatik olarak görülebilir.

Firma Adı: Ödeme yaptığınız firmanın adı buraya yazılır.

Açıklama: Kullanıcıya ait kısımdır Giderle ilgili bir açıklama yapılmak istenirse buraya yazılabilir.

Giderler girildikten sonra mutlaka ekranın alt kısmında yer alan kaydet tuşuna basarak yaptığınız ödemeyi sisteme kaydedebilirsiniz. Bu tuşa basıldığında ekrana bilgileriniz kaydedildi diye bir mesaj çıkar yes‘e basarak kaydetme işlemini başarıyla gerçekleştirebilirsiniz.

NOT: Kaydedilen bilgilerde bir değişiklik yaptığınızda mutlaka kaydet tuşuna basıp sistemden öyle çıkınız!

Ayrıca yaptığınız ödemelerin tahsilat makbuzlarının basımlarını da yapabilirsiniz. Bilgileri kaydetmenizle birlikte ekranın alt kısmında yer alan tahsilat makbuzu yazısını tıklayarak makbuzunuzun görünümünün nasıl olduğunu görebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

Dilerseniz Yapılan Giderleri Genel Giderlerin Listesi ya da Toplam Genel Gider Listesi olarak da görebilir ve çıktısını alabilirsiniz. Bunun için ekranın alt kısmında yer alan Raporları tıklayınız ve almak istediğiniz listeyi seçiniz. Karşınıza çıkan ekranda hiçbir kriter girilmeden Rapor Al tuşuna basıp kayıtlı listenin tamamını görebileceğiniz gibi istediğiniz İşlem Tarihi aralığını seçerek o tarih aralığı için listenizi alabilir ya da ödeme türü, grup kodu ve ödeme tipi kriterlerinden istediklerinizi girerek de listelerinizi alabilirsiniz.

  Genel Gelirlerin Girişi

Ana ekranda İşlemler menüsünden bu ekrana ulaşabilirsiniz. Yurdunuzda gelirlerini buradan girebilir ve kaydedebilirsiniz. Bunun için öncelikle ekranın alt kısmında yer alan menüden yeniye tıklarız ve ekranda yer alan aşağıdaki bilgileri doldururuz:

Ödeme Tarihi: Yurdunuza yapılan ödemenin ödeme tarihini buradan girebilirsiniz.

Fatura No: Yapılan ödeme faturalı ise buraya fatura no ‘ sunu girebilirsiniz.

Ödenen Tutar: Gelirinizin Ödenen Tutarını girebileceğiniz yerdir.

Banka No: Programımızda kaydedilen Banka isimleri bir numara alır. Buraya gelindiğinde banka ismi seçilir ve o bankaya ait numara kayıtlara geçer.

Ödeme Türü: Aylık Aidat, Faiz Geliri, Fon gelirleri,  Diğer Genel Gelirler… v.b. türlerden sizin için uygun olanı seçersiniz. Ödeme Türünü sisteme kayıtlı olan seçeneklerden seçebileceğiniz gibi kendinizde ödeme türü ekleyebilirsiniz.

Ödeme Tipi: Burada ödemeyi nasıl aldığınızı belirtebilirsiniz. Nakit, Banka, çek, kasa, senet, elden, eft, havale, kredi kartı… v.b. türlerini seçerek yapılan ödemenin tipini belirtebilirsiniz.

Grubu: Bu bölümde alınan ödemeleri gruplandırabilir ya da kendinizde ekleme yapabilirsiniz.

Bankaya Yatırma: Yurdunuza ait banka hesabına yatırdığınız bilgileri buradan yatırıldı şeklinde kaydedilebilir ve bu kayıt banka hareketlerinden hesaba para yatırmadan da otomatik olarak görülebilir.

Firma Adı: Ödemeler firma tarafından yapılıyorsa firma adını buraya girebiliriz.

Açıklama: Kullanıcıya ait kısımdır. Gelirle ilgili bir açıklama yapılmak istenirse buraya yazılabilir.

Girdiğiniz her Gelir kaydının sonunda mutlaka ekranın alt kısmında yer alan kaydet tuşuna basarak yapılan ödemeyi sisteme kaydediniz. Bu tuşa basıldığında ekrana bilgileriniz kaydedildi diye bir mesaj çıkar yes‘e basarak kaydetme işlemini başarıyla gerçekleştirebilirsiniz.

 NOT: Kaydedilen bilgilerde bir değişiklik yaptığınızda mutlaka kaydet tuşuna basıp sistemden öyle çıkınız!

Ayrıca yapılan ödemelerin tahsilat makbuzlarının basımlarını da yapabilirsiniz. Bilgileri kaydetmenizle birlikte ekranın alt kısmında yer alan tahsilat makbuzu yazısını tıklayarak makbuzunuzun görünümünün nasıl olduğunu görebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

Dilerseniz kaydedilen gelirlerinizi Genel Gelirlerin Listesi ya da Toplam Genel Gelir Listesi olarak da görebilir ve çıktılarını alabilirsiniz. Bunun için ekranın alt kısmında yer alan Raporları tıklayınız ve almak istediğiniz listeyi seçiniz.

 Borç Ödenen Durum Ekranı

Borç Ödenen Durum Ekranında, İşlem Arama Ekranına her hangi bir kriter girilmeden rapor butonu tıklandığında Borç Ödenen Durum Listesi, Borç Ödenen Durum Listesi (İngilizce), Borcu Olan Öğrencilerin Listesi, İcraya Verilen Öğrencilerin Listesi, Dava Edilen Öğrencilerin Listesi ve İhtar Edilen Öğrencilerin Listesi gibi listeleri veri sınırlandırması olmadan görebilirsiniz.

İşlem Arama Ekranından Öğrenci Numarasına, Unvanına, Adı Soyadına, Odasına ve Grubuna, işlemine göre kriterler verip filtrele diyerek listeyi görebilir, raporlar kısmından istediğimiz raporu görebilir ve çıktısını alabilirsiniz. İsterseniz raporun istediğimiz gibi sıralanmasını sağlayabilirsiniz. Bunun için işlem arama ekranında yer alan sırala alanından  numarasına, adına, soyadına,  ve odasına göre sıralamayı seçerek filtrele deyip listeyi görebilir ve raporların verilen sıralamaya göre listelenmesini sağlayabilirsiniz. Hepsi denildiğinde ise borcu olanların tamamını listeleyebilirsiniz.

Ayrıca İşlem Arama Ekranında yer alan Borcu Olan Öğrencileri Listele, İcraya Verilenleri Listele, Dava Edilenleri Listele, İhtar Edilenleri Listele gibi seçenekleri işaretleyerek listesini görebilir, raporlar kısmından raporlarını alabilir ve Sms metnini yazarak Sms Gönder Seçeneğini tıkladığınızda listelerdeki öğrenci velilerine Sms ile bilgilendirme yapabilirsiniz.

 Borç Ödenen Tahakkuk Ekranı

Borç Ödenen Tahakkuk Ekranında o tarihe kadar yapılan ödemeleri görebilir ve raporlar kısmından Tahakkuk Listesi (Türkçe ve İngilizce olarak) ve kullanıcı adına göre listesini alabilirsiniz.

İşlem Arama Ekranından İşlem Tarihi aralığı vererek, Öğrenci Numarası, Unvanı, Adı Soyadı, Sınıfı ve Grubu, işlem, ödeme türü,  işlem türü, okul şekli ve ay gibi alanlardan istediğinizi doldurarak filtrele tuşuna bastığınızda aradığınız kritere göre listeyi görebilir ve raporlar kısmından çıktısını alabilirsiniz. İsterseniz raporun istediğiniz gibi sıralanmasını sağlayabilirsiniz. Bunun için işlem arama ekranında yer alan sırala alanından numarasına, İşlem Tarihine ve Kullanıcı Adına göre sıralamayı seçerek filtrele deyip listeyi görebilir ve raporların verilen sıralamaya göre listelenmesini sağlayabilirsiniz. Listede olan tüm ödemelerin görebilmek için Hepsi tuşuna basarız.

Ayrıca Listenin altında Kasa Durumunu TL, $, € ve GBP bazında görebilirsiniz. Sms Gönder seçeneğiyle bilgilendirme SMS’ leri gönderebilirsiniz.

 Öğrenci Aile Bilgileri

Bu ekranın üst kısımda aramak istediğiniz kriterleri girebilir ve ekranın altında yer alan listede aradığınız kritere ait öğrenci veli bilgilerini görebilirsiniz. Öğrenci Numarasını girip filtrele dediğinizde kayıtlı öğrencinin bilgilerinin listesini aşağıda görebilir ve raporlardan çıktısını alabilirsiniz. Adı ve soyadı bilgileri girerek filtrele dediğinizde de aradığınız ad ve soyada ait kişilerin listesini görebilirsiniz. Bunlar haricinde TC. Kimlik Numarasına, Yakınlığına, Odasına, Bloğuna, Araç Plakasına, Medeni Haline, Doğum Tarihine ve Yerine göre aramada yapabilir ve raporlardan çıktısını alabilirsiniz. İsterseniz birden fazla kriter girip filtreleyerek de kişileri listeleyebilir ve raporlardan çıktısını alabilirsiniz.

  DEFTERLER

- İşletme Defteri Hazırla

Defterler menüsünden ‘İşletme Defteri Hazırla’ yı seçtiğimizde karşımıza çıkan ekrandan istediğimiz Tahakkuk Tarihi aralığını girerek İşletme Defterini o tarih aralığındaki verilere göre hazırlayabiliriz. Rapor Hazırla butonuna bastığımızda ‘İşletme Defteri Yazdır‘ ve ‘Detaylı İşletme Defteri Yazdır‘ şeklinde 2 ayrı rapor düzeninde işletme Defterinizi hazırlayabilirsiniz.

İşletme Defteri Yazdır seçildiğinde işletme defteri mantığında belirtilen tahakkuk tarihine kadar olan Gider ve Gelirleri yan yana ve liste halinde görebilirsiniz. Listenin hemen altında Toplam Aidat Geliri Tutarını, eğer alıyorsanız Toplam Gecikme Faizi Tutarını, Toplam Gider tutarını sistem otomatik olarak ayrı ayrı hesaplar ve kalan miktarı gösterir.

Detaylı İşletme Defteri Yazdır seçildiğinde ise Aidat Gelirleri Listesini, Genel Gelirlerin Listesini ve Genel Giderlerin Listesini alt alta gelecek şekilde ayrı ayrı listeler halinde bir arada görebilir ve listelerin hemen altında Toplam Aidat Geliri Tutarını, eğer alıyorsanız Toplam Gecikme Faizi Tutarını, bu gelirlerden ayrı olarak elde edilen Yurt gelirlerinin genel gelir tutarını ve Toplam Gider tutarını sistem otomatik olarak ayrı ayrı hesaplar ve kalan miktarı gösterir.

- Toplantı Karar Defter

Yurdunuzun toplantılarında alınan kararları tarihi ile birlikte kaydedebilir ve Karar Defteri Yaz butonu ile birlikte yazılı bir metin olarak görebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

Karar Defterine yeni bir kayıt girilecekse mutlaka yeni karar butonuna basılmalıdır. Bir toplantıda birden fazla karar alınmış ise ve bir sayfada o tarihte yapılan toplantı kararlarının hepsini görmek istiyorsanız ekranda Toplantı kararları kısmına alt alta ve sıralı olarak yazabilirsiniz.

Ancak alınan karar bir kurum ya da kuruluşa gönderilecekse sadece ilgili kararın kaydedilmesi daha doğru olacaktır.

Alınan kararlar tarihleriyle birlikte ekranın alt kısmında da görülmektedir. Üst menüde yer alan ilk, önce, sonra, ve son butonlarıyla ilk kayıta, önceki kayıta, sonrakine ya da son kayıta gidilebilir.

Burada unutulmaması gereken önemli husus girilen bilgileri mutlaka kararı kaydet butonuna basarak kaydetmemiz gerektiğidir.

 Gelir Gider Defteri (Kasa Defteri)

Gelir Gider Defteri Ekranında hiçbir kriter girilmeden Kasa Defteri Oluştur denildiğinde Gelirler ve Giderler olmak üzere yan yana iki liste görülür. Ayrıca Gelirleri Aidat Gelirleri ve Genel Gelirler olmak üzere alt alta 2 liste halinde ayrı ayrı görebilirsiniz.

Listelerin altında Aidat Toplamları, Aidat Faiz Toplamları, Genel Gelir Toplamı, Genel Gider Toplamı ve Toplam Kalan Tutar otomatik olarak görülür.  Gelir Gider Kasa Defterini günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak işlem tarihini girerek alabilirsiniz.

  Çarşaf Liste Hazırla

İşlem Arama Ekranı Kısmında hiç bir şey girmeden çarşaf listeyi oluştur tuşuna basılarak Öğrencilere Göre Listele, Ödeme Adına Göre, Kat Sınıfına Göre, Grubuna Göre, Aylara Göre veya Genel Döküm Listelerinden herhangi birini seçerek çarşaf listeyi hazırlayabilirsiniz.

Çarşaf Liste Yurdunuzun Gelirlerinin Ödeme Türlerine göre Toplam Borç, Toplam Ödenen ve Toplam Kalanlarına göre tek bir liste halinde görülmesidir. Listenin sonunda Borç, Alacak, Faiz ve Kalan kolonlarının hemen altında toplamları da otomatik olarak görülür. Böylelikle her bir öğrencinin ödeme türlerine göre Toplam Borç, Toplam Ödenen ve Toplam Kalan bilgilerini detaylı bir şekilde görebilirsiniz.

Ayrıca Çarşaf Listeyi İşlem Arama Ekranında İstenilen bir İşlem Tarihi aralığı, Öğrenci Numarası, Unvanı, Adı, Soyadı, Kat Sınıfı, Grubu, İşlemi ve Ödeme Türü içinde oluşturulabilir. Sırala Kısmından da istediğimiz bir kritere göre çarşaf Listenin sıralanmasını sağlayabiliriz.

 AİDAT ÖDEME İŞLEMLERİ

- Toplu Aidat Borçlandırma

Toplu Aidat Borçlandırma Ekranı sisteme kayıtlı bütün öğrencilerin toplu olarak borçlandırılmasının yapıldığı yerdir. Bunun İçin Dağıtım Ekranında İşlem Tarihi ve İlk işlem Tarihine aynı Tarihi vermelisiniz. Ay adedi kısmında kaç aylık borçlandırma yapıyorsanız o miktarı belirtiyorsunuz. Ay Aralığı kısmında ise kaç ayda bir borçlandırmak istediğinizi belirtiyorsunuz ve Ödeme Tutarını da girdikten sonra Dağıt Tuşuna basarak toplu olarak bütün öğrencilerin borçlandırmasını yapabilirsiniz. Toplu Aidat Borçlandırma Ekranına gelindiğinde ise listede son yapılan toplu borçlandırma işlemi listelenmiştir. Kaydet ve Gönder tuşlarına basılıp sistemden otomatik olarak çıkılır.

 -  Toplu Aidat Ödemesi

Toplu Aidat Tahsilatı Ekranında sisteme kayıtlı bütün öğrencilerden toplu olarak tahsilatın yapıldığı yerdir. Bunun İçin Dağıtım Ekranında İşlem Tarihi ve İlk işlem Tarihine aynı Tarihi vermelisiniz. Ay adedi kısmında kaç aylık tahsilat yapıyorsanız o miktarı belirtirsiniz. Ay Aralığı kısmında ise kaç ayda bir tahsilat yapılacaksa belirtirsiniz ve Ödeme Tutarını da girdikten sonra Dağıt Tuşuna basarak toplu olarak bütün öğrencilerin tahsilatını yapabilirsiniz. Toplu Aidat Tahsilatı Ekranına gelindiğinde ise listede son yapılan toplu aidat tahsilatı işlemi listelenmiştir. Kaydet ve Gönder tuşlarına basılıp sistemden otomatik olarak çıkılır.

   ÖĞRENCİLİKTEN ÇIKARILMA – ÖĞRENCİLİĞE GERİ ALMA

- Öğrencilikten Çıkarılma

Ana Ekranda Üst Menüde yer alır. Öğrencinin velisinin taşınmasıyla, tayini çıkmasıyla, yurttan başka bir yurda geçtiğinde öğrencilikten çıkarılma işlemleri buradan yapılabilir. Öğrenci No alanında ok işareti tıklanarak listeden çıkartılmak istenen öğrenci no 2 kere tıklanarak seçildiğinde otomatik olarak kayıtlı öğrencinin adı ve soyadı gelir ekrana bununla birlikte çıkış tarihini ve yönetim kurulu kararı no sunu girip tamam tuşuna bastığınızda otomatik olarak kayıtlı daireden kaydı çıkartabilirsiniz.

- Öğrenciliğe Geri Alma

Ana Ekranda Üst Menüde yer alır. Bu işlemde öğrencilikten çıkartılan kayıtlı öğrenciyi tekrardan öğrenciliğe alabilirsiniz. Bu ekranda Öğrenci No alanında ok işareti tıklanarak listeden yurt kayıtlarına geri alınmak istenen öğrenci no 2 kere tıklanarak seçildiğinde öğrenci no’ ya ait kayıttaki öğrencinin adı ve soyadı ve yazılmışsa okulu otomatik olarak gelir. Tamam tuşuna basıldığında ise kayıt tekrardan yurt kayıtlarına alınır.

  SAİR İŞLEMLERİ

- Sair Borç Girişi

Sair Borç Girişi ekranına Sair İşlemleri menüsünden ulaşabilirsiniz. Yurdunuza yapılan borçların haricindeki diğer borçlarınızı girebileceğiniz yerdir. Yeni bir sair borç girişi için Yeni tuşuna basınız. Üye No, Hesap Adı, Tarih, Tutar ve Açıklama alanlarına gerekli bilgileri girdikten sonra Kaydet tuşuna basınız.

- Sair Gider Girişi

Sair Alacak Girişi ekranına Sair İşlemleri menüsünden ulaşabilirsiniz. Yurdunuzun olağan alacaklarının haricindeki diğer alacaklarını girebileceğiniz yerdir. Yeni bir sair alacak girişi için Yeni tuşuna basınız. Üye No, Hesap Adı, Tarih, Tutar ve Açıklama alanlarına gerekli bilgileri girdikten sonra Kaydet tuşuna basınız.

  GENEL TANIMLAR

Genel Tanımlara Ana Ekranda Üst Menüden ulaşarak aşağıdaki tanımlamaları yapabilirsiniz.

-  Grup Tanımı

Öğrencilerinizi gruplandırabileceğiniz ekrandır. Ekranın alt kısmında yer alan Grup Tanım kısmında yeni tuşuna basarak Adı ve Açıklama alanlarını doldurup kaydet tuşuna basınız. İlk, Önce, Sonra, Son tuşlarına basarak kaydedilen grup tanımlarının ilk, önce, sonra ve son kayıtlarına gidebilir ve isterseniz kaydı değiştirip kaydedebilirsiniz.

- Ödeme Tür Tanımı

Yurdunuza yapılan Ödeme Tür Tanımlarını buradan yapabilirsiniz. Yeni tuşuna bastıktan sonra Ödeme Tür No, Ödeme Tür Ad ve Ödeme Tipini girerek kaydet tuşuna basmalısınız.  

- Şablon Tanımlama

Buradan programda yer alan bazı dokümanlar için özel şablon seçeneklerinizi belirleyerek kaydedebilir ve saklayabilirsiniz.

 -Yurt Tanımı

Birden fazla yurt bilgilerini tutan yurt yönetimlerine yönelik hazırlanmış bir tanımlama ekranıdır. Tanımlama yapabilmek için öncelikle yeni tuşuna basmalısınız. Sistem otomatik olarak yeni bir database açacaktır. Ekrandaki Unvanı, Yönetici Adı Soyadı, Yönetici Kimlik Bilgileri ve diğer alanları doldurup kaydet tuşuna basarak yurdunuzu buradan tanımlayabilirsiniz. Yurt Genel Tanımları Ekranında ise Tanımlanan yurt için Faiz Tipi, Faiz Oranı, Opsiyon Gün Sayısı ve Makbuz No tanımlamalarını girip kaydedebilirsiniz.

-  Kargo Tanımı

Yurdunuzun çalıştığı kargo şirketlerini buradan tanımlayabilirsiniz. Ekranın alt kısmında yer alan Grup Tanım kısmında yeni tuşuna basarak Adı ve Açıklama alanlarını doldurup kaydet tuşuna basınız.

  Kullanıcı Tanımları

1 den fazla PC de kullanıcıların kullanıcı bilgilerini girip site bilgilerini tutabilmelerini sağlayan tanımlama alanıdır. Öncelikle Kullanıcı tanımlayabilmek için yeni tuşuna basılır ve gerekli alanlar doldurulur ve kullanıcı adı ve parolası verilir. Bunun için Lütfen Hursoft Yazılımla İletişime geçiniz!

- SMS Hesap Tanımı

- YTL’ den TL’ ye Çevir

-  Dönem Sonu Devir İşlemi

-  SQL Ekranı

   ÖĞRENCİ TAKİP İŞLEMLERİ

 -  Öğrenci Giriş Çıkış İşlemleri

Bu kısma Öğrenci Takip İşlemleri kısmından ulaşabilirsiniz.  Bu ekrana İşlem Tarihini, Üye numarasını, işlem tipini, Giriş Çıkış saatlerini ve Giriş Çıkış tarihlerini kaydedebilirsiniz. Girmek istediğiniz bilgiler için üst menüde yer alan Yeni tuşunu kullanabilirsiniz. Girmiş olduğunuz bilgileri Kaydet tuşunu kullanarak mutlaka kaydediniz. Kaydetmiş olduğunuz bilgileri aşağıdaki kısımda liste halinde görmeniz mümkündür.  Ayrıca üst menüde yer alan Parmak izi- Kartlı Geçiş Sistemi Aktar tuşu ile üyelerinizin giriş çıkış saatlerini ve giriş çıkış tarihlerini liste halinde görebilir aynı zamanda çıktısını alabilirsiniz.

- Öğrenci İzin İşlemi

Bu kısma Öğrenci Takip İşlemleri kısmından ulaşabilirsiniz. Bu ekrana İşlem Tarihini Öğrencinize ait bilgileri, Gidiş Tarihi, Dönüş Tarihi bilgilerini kaydetmeniz mümkündür. İzin kısmındaki oka tıklayarak izin türünü ( Yıllık İzin, Mazeret İzni, Hastalık İzni… ) seçebilirsiniz. Açıklama kısmına isterseniz kısa bilgiler kaydedebilirsiniz. Ayrıca kaydettiğiniz bilgileri aşağıdaki listede görebilirsiniz.  Her yeni öğrenci kaydı için üst menüde yer alan Kaydet tuşunu kullanmanız gerekmektedir.  Bu ekranda girdiğiniz her bilgi için Kaydet Tuşuna basmayı unutmayınız.

Ayrıca üst menüde yer alan İzin Dilekçesi tuşunu kullanarak İzin Sorgulama Ekranı sayesinde Öğrenci Numarasına ve İşlem Tarihine göre sorgulama yapabilirsiniz.

- Öğrenci Arama Ekranı

Bu ekrana Öğrenci Takip İşlemleri kısmından ulaşabilirsiniz. Bu ekranda Yurdunuza ait günlük, haftalık, aylık gelen öğrencilerin giriş çıkışlarını sorgulayabilirsiniz. Öğrenci Kayıt İşlemi Ekranından girilen kayıtları sağ tarafta liste olarak görebilirsiniz. Üye Giriş Çıkış Sorgulama Ekranın sol kısmındaki Sorgu Ekranında yer alan İşlem Tarihi, İşlem Adı, Öğrencinin Adı Soyadı, gibi kriterlerden birini, birkaçını veya hepsini girip filtreleye basarak seçtiğiniz sıralama şekline göre sağ taraftaki listeden görüntüleyebilirsiniz.

 EVRAK İŞLEMLERİ

-İşlem Arama Ekranı

İşlem Arama Ekranına Evrak İşlemleri menüsünden ulaşabilirsiniz. Bu ekranda öğrenci işlemlerini sorgulayabilirsiniz. Girilen kayıtları sağ tarafta liste olarak görebilirsiniz. İşlem Arama Ekranın sol kısmındaki İşlem Arama Ekranında yer alan İşlem Tarihi, İşlem Adı, Üye kodu, üye adı gibi kriterlerden birini, birkaçını veya hepsini girip filtreleye basarak aradığınız kaydı sağ taraftaki listeden görüntüleyebilirsiniz. Hepsi tuşuna basarak sisteme kayıtlı tüm işlem bilgilerinin listesini görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca Ekranda yer alan Gelen Telefon Görüşmesi, Gelen Evrak, Gelen Yazışma, Aranan Telefon Görüşmesi, Giden Evrak, Giden Yazışma seçeneklerinden arama işlemi yapabilirsiniz.

 -Gelen Telefon Görüşmesi

Gelen Telefon Görüşmesine Evrak İşlemleri menüsünden ulaşabilirsiniz. Bu menü yardımıyla yurdunuzu, personellerinizi veya yöneticinizi arayan kişilerin kaydını burada tutabilir ve takibini yapabilirsiniz. Bunun için öncelikle üst menüde yer alan yeni tuşuna basmalısınız. Öğrenci Adı kısmındaki ilk alandaki ok işaretini tıklayarak karşınıza çıkan listeden öğrencinin adı 2 kere tıklanarak Öğrenci Nosu, Adı Soyadını ve velisinin Adı Soyadını otomatik olarak getirtebilirsiniz. Buraya İşlemi Yapan ve Görüşülen kişinin Adı ve Soyadını yazabilir ve telefon numarasını kaydedebilirsiniz. Konu kısmına ise görüşülen konu hakkında kısa bir açıklama girebilirsiniz. Tüm Bu alanları doldurduktan sonra kaydet tuşuna basarak kaydedebilir ve kaydınızı ekranın alt kısmındaki listeden de görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca üst menüde yer alan Telefon Listesi tuşuna basarak kaydettiğiniz telefon görüşmeleriyle ilgili telefon listesini ve görüşme detaylarını görebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

-  Aranan Telefon Görüşmesi

Aranan Telefon Görüşmesine Evrak İşlemleri menüsünden ulaşabilirsiniz. Bu menü yardımıyla yurdunuzda personellerinizin yaptıkları görüşme kayıtlarını buradan tutabilir ve takibini yapabilirsiniz. Bunun için öncelikle üst menüde yer alan yeni tuşuna basmalısınız.

Öğrenci Adı kısmındaki ilk alandaki ok işaretini tıklayarak karşınıza çıkan listeden öğrencinin adı 2 kere tıklanarak Öğrenci Nosu, Adı Soyadını ve velisinin Adı Soyadını otomatik olarak getirtebilirsiniz. Buraya İşlemi Yapan ve Görüşülen kişinin Adı ve Soyadını yazabilir ve telefon numarasını kaydedebilirsiniz. Konu kısmına ise görüşülen konu hakkında kısa bir açıklama girebilirsiniz. Tüm Bu alanları doldurduktan sonra kaydet tuşuna basarak kaydedebilir ve kaydınızı ekranın alt kısmındaki listeden de görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca üst menüde yer alan Telefon Listesi tuşuna basarak kaydettiğiniz telefon görüşmeleriyle ilgili telefon listesini ve görüşme detaylarını görebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

  BANKA İŞLEMLERİ

- Banka Kartı İşlemleri

Ana Ekranda Üst Menüde yer alır. Banka Kart Tanımı Ekranından Yeni tuşuna basarak yeni bankanın bilgilerini buradan girip kaydedebilirsiniz. Sorgulaya bastığınızda gelen ekranın alt kısmında yer alan aranacak kayıt alanına aradığınız bankayı yazdığınızda yukarıdaki listede aranan kayıt çıkacaktır. Kayıt üzerinde 2 kere tıklandığında o bankanın kayıtlı bilgilerine gidilir. Banka Kart Ekranında aktif bilgileri görülen bankanın hareket detayları bölümünde borç alacak ve kalan bilgileri gözükür.

Üst menüde yer alan hareketlerden aktif bilgileri görünen bankaya para yatırma bilgileri ve para çekme bilgileri buradan tutar kısmına miktarı yazılarak kaydedilir.

- Hesaba Para Yatırma

Hesaba Para Yatırma Ekranına Banka İşlemleri menüsünden ulaşabilirsiniz. Buradan bütün bankalarda yatırılan miktarları görebilirsiniz. Yeni diyerek yeni kayıt açabilir ve banka no, borç tutar ve para birimini girerek yatırılan parayı kaydedebilirsiniz.

- Hesaptan Para Çekme

Hesaptan Para Çekme Ekranına Banka İşlemleri menüsünden ulaşabilirsiniz. Buradan bütün bankalardan çekilen miktarları görebilirsiniz. Yeni diyerek yeni kayıt açabilir ve banka no, alacak tutar ve para birimini girerek çekilen parayı kaydedebilirsiniz.

 DEMİRBAŞ İŞLEMLERİ

 - Demirbaş Defteri

Demirbaş İşlemlerinden Yurdunuza ait demirbaşların kayıtlarını tutabilirsiniz. Demirbaş Adını, Açıklamasını, Cinsini, Zimmetli kişiyi yazabilir, Seri No, Belge No, Adedi, Tutarı, Alınma Şekli, Çıkış Tarihini, Kullanıldığı Yeri ve eğer bağışlanmışsa Bağışlayan alanlarını doldurarak ‘Kaydet’ tuşuna basıp kaydedebilirsiniz. Sistem kaydettiğiniz Demirbaş Girişlerini otomatik olarak alttaki listeye ekleyecektir.

  RAPORLAR

- Tanımlı Raporlar Öğrenciler

 - Üye Fihrist Listesi

- Üye Hazirun Listesi

-  Üye Telefon Listesi

- Üye Ev Adresi Listesi

- Üye İş Adresi Listesi

- Üye Listesi

- Adres Etiket Listesi

- Öğrencilerin Cep Telefon Listes

- Yoklama Listesi

- Günlük Yoklama Listesi

- Öğrenci Kütük Defteri

- Öğrenci TC Kimlik Listesi

- Öğrenci Kan Grubu Listesi

- Yemek Yardımı Alan Öğrenci Listesi

-  Yemek Yardımı Almayan Öğrenci Listesi

- Cezalı Öğrencilerin Listesi

- Parmak İzi Okutulamayan Öğrencilerin Listesi

- Yemek Kuponu Kullanan Öğrencilerin Listesi

- Yemek Kuponu Kullanmayan öğrencilerin Listesi

- Tanımlı Raporlar Bankalar 

- Banka Hesap Raporları 

- Banka Listesi

- Banka Hesap Durum Listesi

- Banka Detay Dökümleri

 - Taahhütlü Mektup Listesi

- Ev Adresine Göre

- İş Adresine Göre

- Ödeme Listesi

-Üye Ödeme Listesi

- Üyelerin Ödedikleri Aidat Listesi

- Borç Listesi

- Üye Borç Listesi

- Üyelerin Tahakkuk Ettikleri Gider Listesi

- Genel Gelir Listesi

- Genel Gelir Listesi

-  Toplam Genel Gelir Listesi

- Genel Gider Listesi

- Genel Gider Listesi

- Toplam Genel Gider Listesi

- Tahakkuk Raporları

- Tahakkuk Listesi

- Durum Listesi

- Borçlu Üyelerin Listesi

- Tahakkuk Detay Listesi

- Sair Listesi

- Sair Hareket Listesi

-  Sair Borç Alacak Listesi

Hursoft Yazılım olarak kullanıcıların isteklerini dikkate alıyor ve bu doğrultuda programımızın güncellemesini yapıyoruz. Bu nedenle Kullanıcılarımızdan mutlaka her ay arayıp yeni bir güncellememizin olup olmadığı sormalarını rica ediyoruz. Kullanıcılarımızın programlarımızın üst versiyonlarını kullanarak Hursoft Yazılımın kaliteli ve profesyonel bakış açısını keşfedip, kullanım kolaylıklarının tadını çıkarmalarını hedefliyoruz. Hursoft, ayrıcalıklı yeriniz.