Hursoft Yurt Öğrenci Takip Programı

Ana ekranda İşlemler menüsünden bu ekrana ulaşabilirsiniz. Yurdunuzda gelirlerini buradan girebilir ve kaydedebilirsiniz. Bunun için öncelikle ekranın alt kısmında yer alan menüden yeniye tıklarız ve ekranda yer alan aşağıdaki bilgileri doldururuz:

ü Ödeme Tarihi: Yurdunuza yapılan ödemenin ödeme tarihini buradan girebilirsiniz.

ü Fatura No: Yapılan ödeme faturalı ise buraya fatura no ‘ sunu girebilirsiniz.

ü Ödenen Tutar: Gelirinizin Ödenen Tutarını girebileceğiniz yerdir.

ü Banka No: Programımızda kaydedilen Banka isimleri bir numara alır. Buraya gelindiğinde banka ismi seçilir ve o bankaya ait numara kayıtlara geçer.

ü Ödeme Türü: Aylık Aidat, Faiz Geliri, Fon gelirleri,  Diğer Genel Gelirler… v.b. türlerden sizin için uygun olanı seçersiniz. Ödeme Türünü sisteme kayıtlı olan seçeneklerden seçebileceğiniz gibi kendinizde ödeme türü ekleyebilirsiniz.

ü Ödeme Tipi: Burada ödemeyi nasıl aldığınızı belirtebilirsiniz. Nakit, Banka, çek, kasa, senet, elden, eft, havale, kredi kartı… v.b. türlerini seçerek yapılan ödemenin tipini belirtebilirsiniz.

ü Grubu: Bu bölümde alınan ödemeleri gruplandırabilir ya da kendinizde ekleme yapabilirsiniz.

ü Bankaya Yatırma: Yurdunuza ait banka hesabına yatırdığınız bilgileri buradan yatırıldı şeklinde kaydedilebilir ve bu kayıt banka hareketlerinden hesaba para yatırmadan da otomatik olarak görülebilir.

ü Firma Adı: Ödemeler firma tarafından yapılıyorsa firma adını buraya girebiliriz.

ü Açıklama: Kullanıcıya ait kısımdır. Gelirle ilgili bir açıklama yapılmak istenirse buraya yazılabilir.

Girdiğiniz her Gelir kaydının sonunda mutlaka ekranın ÜST kısmında yer alan kaydet tuşuna basarak yapılan ödemeyi sisteme kaydediniz. Bu tuşa basıldığında ekrana bilgileriniz kaydedildi diye bir mesaj çıkar yes‘e basarak kaydetme işlemini başarıyla gerçekleştirebilirsiniz.

NOT: Kaydedilen bilgilerde bir değişiklik yaptığınızda mutlaka kaydet tuşuna basıp sistemden öyle çıkınız!

Ayrıca yapılan ödemelerin tahsilat makbuzlarının basımlarını da yapabilirsiniz. Bilgileri kaydetmenizle birlikte ekranın alt kısmında yer alan tahsilat makbuzu yazısını tıklayarak makbuzunuzun görünümünün nasıl olduğunu görebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

Dilerseniz kaydedilen gelirlerinizi Genel Gelirlerin Listesi ya da Toplam Genel Gelir Listesi olarak da görebilir ve çıktılarını alabilirsiniz. Bunun için ekranın ÜST kısmında yer alan Raporları tıklayınız ve almak istediğiniz listeyi seçiniz.

ØArama Ekranı - Borç Ödenen Durum Ekranı Tıklanır.

 

Borç Ödenen Durum Ekranında, İşlem Arama Ekranına her hangi bir kriter girilmeden rapor butonu tıklandığında Borç Ödenen Durum Listesi, Borç Ödenen Durum Listesi (İngilizce), Borcu Olan Öğrencilerin Listesi, İcraya Verilen Öğrencilerin Listesi, Dava Edilen Öğrencilerin Listesi ve İhtar Edilen Öğrencilerin Listesi gibi listeleri veri sınırlandırması olmadan görebilirsiniz.

İşlem Arama Ekranından Öğrenci Numarasına, Unvanına, Adı Soyadına, Odasına ve Grubuna, işlemine göre kriterler verip filtrele diyerek listeyi görebilir, raporlar kısmından istediğimiz raporu görebilir ve çıktısını alabilirsiniz. İsterseniz raporun istediğimiz gibi sıralanmasını sağlayabilirsiniz. Bunun için işlem arama ekranında yer alan sırala alanından  numarasına, adına, soyadına,  ve odasına göre sıralamayı seçerek filtrele deyip listeyi görebilir ve raporların verilen sıralamaya göre listelenmesini sağlayabilirsiniz. Hepsi denildiğinde ise borcu olanların tamamını listeleyebilirsiniz.

Ayrıca İşlem Arama Ekranında yer alan Borcu Olan Öğrencileri Listele, İcraya Verilenleri Listele, Dava Edilenleri Listele, İhtar Edilenleri Listele gibi seçenekleri işaretleyerek listesini görebilir, raporlar kısmından raporlarını alabilir ve Sms metnini yazarak Sms Gönder Seçeneğini tıkladığınızda listelerdeki öğrenci velilerine Sms ile bilgilendirme yapabilirsiniz.

ØBorç Ödenen Tahakkuk Ekranı

 

Borç Ödenen Tahakkuk Ekranında o tarihe kadar yapılan ödemeleri görebilir ve raporlar kısmından Tahakkuk Listesi (Türkçe ve İngilizce olarak) ve kullanıcı adına göre listesini alabilirsiniz.

 

İşlem Arama Ekranından İşlem Tarihi aralığı vererek, Öğrenci Numarası, Unvanı, Adı Soyadı, Sınıfı ve Grubu, işlem, ödeme türü,  işlem türü, okul şekli ve ay gibi alanlardan istediğinizi doldurarak filtrele tuşuna bastığınızda aradığınız kritere göre listeyi görebilir ve raporlar kısmından çıktısını alabilirsiniz. İsterseniz raporun istediğiniz gibi sıralanmasını sağlayabilirsiniz. Bunun için işlem arama ekranında yer alan sırala alanından numarasına, İşlem Tarihine ve Kullanıcı Adına göre sıralamayı seçerek filtrele deyip listeyi görebilir ve raporların verilen sıralamaya göre listelenmesini sağlayabilirsiniz. Listede olan tüm ödemelerin görebilmek için Hepsi tuşuna basarız.

 

Ayrıca Listenin altında Kasa Durumunu TL, $, € ve GBP bazında görebilirsiniz. Sms Gönder seçeneğiyle bilgilendirme SMS’ leri gönderebilirsiniz.

 

DEFTERLER

Ø Kasa (Gelir Gider) Defteri

 

 

 

Raporlar menüsünden ‘Kasa Defteri  seçtiğimizde karşımıza çıkan ekrandan istediğimiz Tahakkuk Tarihi aralığını girerek İşletme Defterini o tarih aralığındaki verilere göre hazırlayabiliriz. Rapor Hazırla butonuna bastığımızda ‘Kasa defteri oluştur‘ ve ‘Detaylı şeklinde rapor düzeninde Kasa Defterinizi hazırlayabilirsiniz.

Kasa Defteri Yazdır seçildiğinde işletme defteri mantığında belirtilen tahakkuk tarihine kadar olan Gider ve Gelirleri yan yana ve liste halinde görebilirsiniz. Listenin hemen altında Toplam Aidat Geliri Tutarını, eğer alıyorsanız Toplam Gecikme Faizi Tutarını, Toplam Gider tutarını sistem otomatik olarak ayrı ayrı hesaplar ve kalan miktarı gösterir.

Aidat Gelirleri Listesini, Genel Gelirlerin Listesini ve Genel Giderlerin Listesini alt alta gelecek şekilde ayrı ayrı listeler halinde bir arada görebilir ve listelerin hemen altında Toplam Aidat Geliri Tutarını, eğer alıyorsanız Toplam Gecikme Faizi Tutarını, bu gelirlerden ayrı olarak elde edilen Yurt gelirlerinin genel gelir tutarını ve Toplam Gider tutarını sistem otomatik olarak ayrı ayrı hesaplar ve kalan miktarı gösterir. 

 

AİDAT ÖDEME İŞLEMLERİ

ØToplu Aidat Borçlandırma

 

Toplu Aidat Borçlandırma Ekranı sisteme kayıtlı bütün öğrencilerin toplu olarak borçlandırılmasının yapıldığı yerdir. Bunun İçin Dağıtım Ekranında İşlem Tarihi ve İlk işlem Tarihine aynı Tarihi vermelisiniz. Ay adedi kısmında kaç aylık borçlandırma yapıyorsanız o miktarı belirtiyorsunuz. Ay Aralığı kısmında ise kaç ayda bir borçlandırmak istediğinizi belirtiyorsunuz ve Ödeme Tutarını da girdikten sonra Dağıt Tuşuna basarak toplu olarak bütün öğrencilerin borçlandırmasını yapabilirsiniz. Toplu Aidat Borçlandırma Ekranına gelindiğinde ise listede son yapılan toplu borçlandırma işlemi listelenmiştir. Kaydet ve Gönder tuşlarına basılıp sistemden otomatik olarak çıkılır.

 

ØToplu Aidat Ödemesi

 

Toplu Aidat Tahsilatı Ekranında sisteme kayıtlı bütün öğrencilerden toplu olarak tahsilatın yapıldığı yerdir. Bunun İçin Dağıtım Ekranında İşlem Tarihi ve İlk işlem Tarihine aynı Tarihi vermelisiniz. Ay adedi kısmında kaç aylık tahsilat yapıyorsanız o miktarı belirtirsiniz. Ay Aralığı kısmında ise kaç ayda bir tahsilat yapılacaksa belirtirsiniz ve Ödeme Tutarını da girdikten sonra Dağıt Tuşuna basarak toplu olarak bütün öğrencilerin tahsilatını yapabilirsiniz. Toplu Aidat Tahsilatı Ekranına gelindiğinde ise listede son yapılan toplu aidat tahsilatı işlemi listelenmiştir. Kaydet ve Gönder tuşlarına basılıp sistemden otomatik olarak çıkılır.

ÖĞRENCİLİKTEN ÇIKARILMA – ÖĞRENCİLİĞE GERİ ALMA

ØÖğrencilikten Çıkarılma

Ana Ekranda Üst Menüde yer alır. Öğrencinin velisinin taşınmasıyla, tayini çıkmasıyla, yurttan başka bir yurda geçtiğinde öğrencilikten çıkarılma işlemleri buradan yapılabilir. Öğrenci No alanında ok işareti tıklanarak listeden çıkartılmak istenen öğrenci no 2 kere tıklanarak seçildiğinde otomatik olarak kayıtlı öğrencinin adı ve soyadı gelir ekrana bununla birlikte çıkış tarihini ve yönetim kurulu kararı no sunu girip tamam tuşuna bastığınızda otomatik olarak kayıtlı öğrenciyi kaydı çıkartabilirsiniz.

ØÖğrenciliğe Geri Alma

Ana Ekranda Üst Menüde yer alır. Bu işlemde öğrencilikten çıkartılan kayıtlı öğrenciyi tekrardan öğrenciliğe alabilirsiniz. Bu ekranda Öğrenci No alanında ok işareti tıklanarak listeden yurt kayıtlarına geri alınmak istenen öğrenci no 2 kere tıklanarak seçildiğinde öğrenci no’ ya ait kayıttaki öğrencinin adı ve soyadı ve yazılmışsa okulu otomatik olarak gelir. Tamam tuşuna basıldığında ise kayıt tekrardan yurt kayıtlarına alınır.  

 

ØToplu SMS – E Mail Gönderme

 

 

 

 

 

 

GENEL TANIMLAR

 

Genel Tanımlara Ana Ekranda Üst Menüden ulaşarak aşağıdaki tanımlamaları yapabilirsiniz.

 

ØÖğrenci Tip Tanımı

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ØÖdeme Tür Tanımı