Hursoft Üye ve Dernek Yönetim Programı

Kullanım Kılavuzu

 

Hursoft Yazılım Üye ve Dernek Yönetim Program CD ’ leri elinize ulaştıktan sonra Lütfen Kurulum ve Lisanslama İşlemleri için 0312 441 14 20 nolu telefondan bize ulaşınız.

 

Hursoft Üye ve Dernek Yönetim Programı sizin için önemli olan menüleri kullanım kolaylığı olması açısından yan menüler şeklinde koyarak rahat bir şekilde ulaşmanızı sağlamıştır.

İŞLEMLER

·  Üye Kayıt İşlemi

 İşlemler menüsünden ‘Üye Kayıt İşlemi’ opsiyonu seçilir.

Genel Özellikler

Program kurulum işlemleri tamamlandıktan sonra Üye bilgilerinizi buradan girebilirsiniz. Bunun için menüde yer alan ‘Yeni’ tuşuna basmalısınız. Üyenin Kimlik Bilgilerini, Adres Bilgilerini ve İletişim Bilgilerini buradan girerek kaydedebilirsiniz. Unutulmaması gereken Bilgileri Kaydet tuşuna basmadan yeni tuşuna basmamak ya da ekrandan çıkmamak gerektiğidir. Ayrıca Üye Kayıt Ekranında Derneğiniz için gerekli olan "Üye Bilgi Formu (Boş ve Dolu)”, "Üyelikten Çıkma Talebi”, "Üyelikten Çıkma Yazısı”, "Devir Alma Talebi”, "Devir Sözleşmesi”, "Üye Kayıt Formu”, "İhtar İkaz Yazısı”, "Üye Hesap Ekstresi”  gibi formların çıktısını alabilirsiniz. "Üye Hesap Ekstresi”ni alarak kayıtlı Üyenin borç ve ödeme bilgilerini görebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

Eğer toplu SMS ya da tekli SMS sistemini kullanacaksanız Üyenin cep telefonu numarasını mutlaka isteyiniz ve sisteme kaydediniz.(Not: cep telefonu numarasını başında sıfır olmadan kaydediniz.) Aynı şekilde toplu e-mail sistemini kullanacaksanız mutlaka kaydını yaptığınız Üyenin e-mailini girmelisiniz.

 Özel Not

Kaydettiğiniz Üyeyle ilgili bilinmesi gereken başka bir ayrıntı varsa Özel Not Ekranına kaydedebilirsiniz.

 Ödeme Tablosu

Ödeme Tablosu Ekranına gelerek de Üyenin girilmiş ödemelerinin tablosunu görebilirsiniz. Ayrıca üyeye ait Toplam Borç, Toplam Ödenen, Toplam Faiz ve Kalan bilgilerini ekranın alt kısmından görebilirsiniz.

NOT: Faiz hesaplamasında dikkat edilecek husus Dernek Kanunu gereğince faize faiz işletilemeyeceğidir. Kanun gereği üye borçlandırılan ayın 1’inden 30 ya da 31’ne kadar belirtilen miktarı ödemekle yükümlüdür. Ödemediği takdirde bir sonraki ayın 1’inden itibaren üyeye gecikme faizi uygulanır. Faiz, ödenmesi gereken ay için anaparaya uygulanan faiz oranına göre hesaplanır. Gecikme faizi hesaplaması 1 kere hesaplanır. Üye 2. ay da bu miktarı ödemediğinde tekrar bir faiz uygulaması belirtilen ay için yapılamaz.

Örneğin 01.01.2010 tarihinde üyenizin 100 TL aidat borcu var. Bu aidatı 31.01.2010 tarihine kadar ödemişse üyenize her hangi bir gecikme faizi uygulayamazsınız. Ama 01.02.2010 tarihinde ödeme yapmak için gelmişse üyeniz %5 oranında bir gecikme cezasını da ödemekle yükümlüdür. Yani 01.02.2010 tarihinde yaptığı ödeme 105 TL olacaktır. Üyeniz bu aidatı 01.03.2010 tarihine kadar da ödememişse üyenize 2. bir gecikme faizi uygulaması kanun gereğince yapılamaz.

Ayrıca programımızla opsiyon gün sayısını da belirtebilirsiniz. Böylece aidat ödemeleri hafta sonuna ya da tatil günlerine geldiğinde belirtilen gün süresince üyelerinize faiz işletilmeden ödemelerini alabilirsiniz.

Örneğin 01.10.2010 tarihinde aidat borçlandırması yaptığınız üyeleriniz 31.10.2010 tarihine kadar ödeme yapmadılar. Ancak son ödeme tarihi hafta sonuna geliyor. Bunun için 5 günlük opsiyon gün sayısı belirterek üyelerinize 5 gün boyunca gecikme faizi uygulamadan ödeme yapma hakkı tanıyabilirsiniz. Sistemimiz opsiyon gün sayısına entegre olarak çalışır. Yani üyeleriniz 05.11.2010 tarihine kadar aidat borcunu öderse herhangi bir gecikme faizi ödemesi yapmazlar. Ancak sistem, opsiyon gün sayısının bittiği gün olan 06.11.2010 tarihinde otomatik olarak ödeme yapmayan üyelerinize gecikme faizini uygular.

Opsiyon gün sayısını ana ekranda üst menüde yer alan Genel Tanımlardan Dernek Tanımları ve Dernek Genel Özelliklerini seçerek kaydedebilirsiniz.

·  İşlemler

Üye Kayıt Ekranında Üst Menüde yer alan İşlemler Menüsünden buraya ulaşabilirsiniz.

Yeni: Sisteme yeni kayıt girebilmek için kullanırız.

Bilgileri Kaydet: Sisteme girilen kayıtları ya da eklenen bilgileri bu tuş yardımıyla kaydederiz. Sisteme bilgi girildiğinde çıkarken kaydetmeyi unutmayınız. Aksi halde tekrar girmek zorunda kalırsınız.

Üye Kaydını Sil: Kayıtlı olan üyeyi ya da bilgilerini yanlış girdiğiniz Üyenin bilgilerini silmek isterseniz bu tuşu kullanabilirsiniz.

Kayıt Arama: Sisteme kayıtlı Üye numaralarına göre arama yapmak istiyorsanız bu ekranda daire numaralarının üzerine gelerek o alan aktif hale getirilmeli ve ekranın alt kısmında yer alan aranan kayıt alanına, aranan Üye numarasını yazıp enter tuşuna basarak o kayıtın bilgilerine gidilmelidir. İsim bazında arama yapmak istiyorsanız aynı şekilde isim kolonunda herhangi bir ismin üzerine gelinerek isim aktif hale getirilir ve arama kayıt alanına aranan ismi yazıp enter tuşuna basıldığında o kayıta gidilir. Aynı şekilde diğer alanlara göre de arama yapabilirsiniz.

Üye Belgeleri: Derneğinize Üye kaydı alınırken üyeden istediğiniz belgelerin alınıp alınmadığını belirtip takip edebileceğiniz yerdir.

Kapat: Üye Kayıt Ekranını buradan kapatabilirsiniz.

İlk Kayıt:  İlk kayıta götürür.

Önceki Kayıt: Bulunduğunuz Kayıttan bir önceki kayıta götürür.

Sonraki Kayıt: Bulunduğunuz Kayıttan bir sonraki kayıta götürür.

Son Kayıt: Sistemdeki son kayıta götürür.

Kapat:  Üye Kayıt Ekranını kapatır.

·   Aile Bilgileri

Üye Kayıt Ekranında yer alan üst menüde Üye Aile Bilgileri Tuşu seçilerek Aile Bilgileri Ekranına ulaşabilirsiniz. Buradan Adı, Soyadı, TC Kimlik No ’su, Yakınlık Derecesi, Medeni Hali, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Cep Tel ve İş Tel bilgilerini kayıt edebilirsiniz. Ayrıca aile bireyleri arasında arabası olan varsa arabasının Plaka Numarasını girebilir siniz. Ekranın üst kısmında aile bireylerinin bilgileri girebileceğiniz alanları görürken, alt kısmında girilen aile bireylerini listeli olarak görebilirsiniz. Dilerseniz aile bireylerinin resimlerini de ekleyebilirsiniz. Bunun için öncelikle eklenecek resmin uzantısını bmp yapınız. Daha sonra tarayıcınızdan veya bilgisayarınızdan resmi, sisteme yükleyiniz.

Ayrıca bu ekranda aile bilgi formu ve aile detay formu olarak 2 raporlamanın da çıktısını alabilirsiniz.

·  Aidat Ödeme Girişi

 

Bu menüye Üye Kayıt Ekranında yer alan üst menüden ulaşabilirsiniz. Kayıtlı Üye aidat ödemesi yaptığında ödenen tutarını girip kaydedebilir ve Makbuz Basımını yapabilirsiniz.  Ekrana, Üyenin bilgileri otomatik olarak gelir, alt kısımda ise Üyenin aidat gelirleri girişinin bulunduğu liste vardır. Buraya Yeni bir kayıt eklemek için ekranın altında yer alan menüden yeni tuşuna basılır. Ay, Tarihi, Borç-Alacak, Ödeme Türü, Ödeme Adı, Ödeme Tipi, Ödenen Tutar, Makbuz No, Banka No ve eğer bu ödeme bankaya yatırıldıysa bankaya yatırıldı alanlarını doldurularak kaydet tuşuna basılır ve Üyenin aidat ödeme girişinin kaydı tamamlanır. Alt menüden Makbuz Bas ile de girdiğiniz aidat ödemesinin makbuzunu basabilirsiniz. Kullanıcı isterse Aidat Ödemelerini tek tek kaydedebileceği gibi toplu olarak da yapabilir. Ekranın alt kısmında yer alan menüden Dağıtım tıklandığında toplu olarak o Üyenin ödemelerini yapabilirsiniz. Bunun için Dağıtım Ekranında İşlem Tarihi ve İlk işlem Tarihine aynı Tarihi vermelisiniz. Ay adedi kısmında kaç aylık ödeme alıyorsanız o miktarı belirtirsiniz. Aralığı kısmında ise kaç ayda bir almak istediğinizi belirtirsiniz ve Ödeme Tutarını da girdikten sonra Dağıt Tuşuna basarak toplu olarak Üyenin ödemesini alabilirsiniz. Ekranın alt kısmında yer alan Ödeme Listesi tuşuna bastığınızda üyenin yaptığı ödemelerini listeli olarak görebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

 

Ayrıca Aidat Ödeme Girişi Ekranının alt kısmında Üyenin toplamda ne kadar ödeme yaptığı görülebilir.

· Üye Borç Girişi

Bu menüye Üye Kayıt Ekranında yer alan üst menüden ulaşabilirsiniz. Kayıtlı Üyeye aidat borçlandırması yaptığınızda borç tutarını girip kaydedebilirsiniz. Ekrana, Üyenin bilgileri otomatik olarak gelir, alt kısımda ise Üyenin borç girişlerinin bulunduğu liste vardır. Buraya Yeni bir kayıt eklemek için ekranın altında yer alan menüden yeni tuşuna basılır. İşlem Tarihi, Türü, Ödeme Tipi, Ödeme Adı ve Tutar bilgileri girilerek kaydet tuşuna basılır ve Üyenin borçlandırma kaydı tamamlanır. Kullanıcı isterse Üyenin tek tek borcunu kaydedebileceği gibi toplu olarak da yapabilir. Ekranın alt kısmında yer alan menüden Dağıtım tıklandığında toplu olarak o Üyenin borçlandırmasını yapabilirsiniz( Örneğin Seda Yıldız isimli Üyeyi 12 aylık aidat borçlandırmasını tek tek girmek yerine toplu olarak girebilirsiniz). Bunun İçin Dağıtım Ekranında İşlem Tarihi ve İlk işlem Tarihine aynı Tarihi vermelisiniz. Ay adedi kısmında kaç aylık borçlandırma yapıyorsanız o miktarı belirtirsiniz. Ay Aralığı kısmında ise kaç ayda bir borçlandırmak istediğinizi belirtirsiniz ve Ödeme Tutarını da girdikten sonra Dağıt Tuşuna basarak toplu olarak Üyenin borçlandırmasını yapabilirsiniz. Üye Borç Girişi Ekranında alt menüde yer alan Borç Listesini tıkladığımızda ise Üyenin bilgileri ile birlikte Borçlarını da listeleyerek çıktısını alabilirsiniz.

Ayrıca Üye Borç Girişi Ekranının alt kısmında Üyenin toplamda ne kadar borcu olduğunu görülebilirsiniz.

· Üye Kredi Borç Ödeme Tablosu

Üye Kredi Borç Ödeme Tablosuna Üye Kayıt Ekranında yer alan üst menüden ulaşabilirsiniz. Ekranın üst kısmına kayıtlı üyenin bilgileri otomatik olarak gelir. Alt kısımda ise alınan kredinin ödendi ödenmedi bilgileri listelenir. Yeni bir kredi borçlandırılması yapılacaksa listenin hemen üstünde yer alan ‘dağıtım’ tuşuna basmalısınız. Gelen ekrandan ilk olarak işlem tarihini seçmelisiniz. Eğer işlem tarihi ile borçlandırma tarihi aynıysa aynı tarihi, değilse borçlandırılmak istenen tarihi ilk işlem tarihi alanına girmelisiniz. Kaç aylık bir borçlandırma yapacağınızı ‘ay adedi’ alanını, kaç ayda bir borçlandırma yapacağınızı ‘ay aralığı’ alanını doldurarak girebilirsiniz. Aylık Tutar, Ödeme Türü, Banka ve Açıklama alanlarını doldurduktan sonra Dağıt tuşuna basarak kredi borçlanmasının Üye Kredi Borç Ödeme Tablosu ekranında listelendiğini görebilirsiniz. Bu listeden Ay, Borç Tarihi, Kredi Türü, Kredi Adı, Tutar, Para Birimi alanlarının otomatik olarak dolduğunu göreceksiniz. Ödeme Durumunun ise Ödenmedi şeklinde yer aldığını görebilirsiniz. Üye kredi ödemesi yapacaksa bu listeden girebilirsiniz. Bunun için alınan ödemenin tarihini ödeme tarihi alanına, eğer ödeme bankadan yapılmışsa bankanın adını banka no alanından girebilirsiniz. Ödeme Durumunu ise Ödendi olarak değiştirerek Kaydet tuşuna basmalısınız. Makbuz tuşuna basarak yapılan ödemenin makbuzunu alabilirsiniz. Kredi Ödeme Raporu tuşuna basarak kayıtlı üyenin kredi ödeme listesini görebilirsiniz. Ekranın alt kısmında yer alan üyenin Toplam Borç, Toplam Ödenen ve Kalan bilgilerini görebilirsiniz.

· Tahakkuk İşlemi(Gecikme Faiz Hesabı)

Bu menüye Üye Kayıt Ekranında yer alan üst menüden ulaşabilirsiniz. Tahakkuk İşlemi Ekranının üst kısmında kayıtlı Üyenin bilgileri, alt kısmında ise Üyenin yaptığı ödeme ve borç bilgileri, faizi ve kalanı liste olarak görülür. Burada üst menüde yer alan tahakkuk tarihi girilerek temizle ve hesapla tuşlarına basıldığında belirtilen tahakkuk tarihine kadar olan hesaplamaları yaparak gecikme faizi hesabı yapılır. Listenin alt kısmında Toplam Borç, Toplam Ödenen, Toplam Faiz ve Toplam Kalan tutarları görülebilir.

Ayrıca Üyenin Cari Hesap Ekstresini hem Türkçe hem de İngilizce olarak 2 ayrı rapor şeklinde alabilirsiniz. Üye, borcunu zamanında ödememişse İhtar İkaz Yazısını yazdırıp altına da hesap ekstresinin dökümü gelecek şekilde çıktısını alabilirsiniz. Ayrıca Üyeye borcunu SMS ve E-mail yoluyla da hatırlatabilirsiniz. Örneğin; Sayın Aysel Yıldız 31.08.2010 tarihi itibariyle 350,54 TL Dernek Aidat borcunuz bulunmaktadır. En kısa zamanda ödemeniz rica olunur. Bilginize… şeklinde olabileceği gibi istediğiniz başka bir SMS ve e-mail metni hazırlayarak da gönderebilirsiniz. Sistemimizde tek tek SMS ve e-mail atma işlemleri mevcut olduğu gibi toplu olarak da yapılabilir.

>>Resim

Üye Kayıt Ekranında yer olan bu alana Üyelerinizin resmini koyabilirsiniz. Bunun için resim alanının alt kısmında yer alan aşağıdaki seçenekler yardımıyla Üyenizin resmini kaydedebilirsiniz.

· Tarayıcıyı Seç: Üyenizin resmini tarayıcıdan alarak resmi kaydedebilmek için öncelikle tarayıcıyı seçmelisiniz. Daha sonra tarayıcıdan resim aktar seçeneğine gelirsiniz.

· Tarayıcıdan Resim Aktar: Bu seçenek yardımıyla tarayıcıdan resim aktarabilirsiniz.

· Panodan Resim Al: Bu seçenek yardımıyla bilgisayarınızda Üyenin resmi varsa resmin kayıtlı olduğu yere giderek resmi buraya kaydedebilirsiniz yoksa Web Cam yardımıyla fotoğrafını çekerek sisteme kaydedebilirsiniz.

Burada dikkat edilmesi gerekenler; resimler mutlaka "bmp” uzantılı olmalı ve resimler ekrana getirildikten sonra mutlaka üst menüde yer alan kaydet tuşuna basılmalıdır.

· Hızlı Aidat Ödeme

Burada Üyelerin tamamından alınan aidat girişini yapabilirsiniz. Yeni bir Aidat ödemesi yapılacaksa yeni tuşuna basılır ve Üye No kısmından Üye No 2 kere tıklanarak otomatik olarak adı soyadı alanı doldurulur. Vade Tarihi ve İşlem Tarihine sistem tarafından İşlem yapılan günün tarihi verilir. Ödeme türü ve ödenen tutarı girerek Kaydet ve Gönder denildiğinde tüm Üyelere ödenen tutar dağıtılır. Makbuz bas ile de ödenen tutar için makbuz basılır.

· Genel Giderlerin Girişi

Ana ekranda İşlemler menüsünden bu ekrana ulaşabilirsiniz. Dernek için yapılan giderleri buradan girebilir ve kaydedebilirsiniz. Bunun için öncelikle ekranın alt kısmında yer alan menüden yeniye tıklarız ve ekranda yer alan aşağıdaki bilgileri doldururuz:

- Ödeme Tarihi: Giderinizin ödeme tarihini buradan girebilirsiniz.

- Fatura No: Gideriniz faturalı ise buraya fatura no ‘ sunu girebilirsiniz.

- Ödenen Tutar: Giderinizin Ödenen Tutarını girildiği yerdir.

- Banka No: Programımızda kaydedilen Banka isimleri bir numara alır. Buraya gelindiğinde banka ismi seçilir ve o bankaya ait numara kayıtlara geçer.

- Ödeme Türü: Aylık Aidat, Bağışlar, Diğer Genel Giderler, Elektrik Masrafı v.b. türlerden sizin için uygun olanı seçersiniz. Ödeme Türünü sisteme kayıtlı olan seçeneklerden seçebileceğiniz gibi kendinizde ödeme türü ekleyebilirsiniz.

- Ödeme Tipi: Burada ödemenin nasıl yapıldığını belirtebilirsiniz. Nakit, Banka, çek, kasa, senet, elden, eft, havale… v.b. türlerini seçerek ödeme tipini belirtebilirsiniz.

- Grubu: Bu bölümde ödemeleri gruplandırabilirsiniz ya da kendinizde ekleme yapabilirsiniz.

-Bankaya Yatırma: Derneğe ait banka hesabından çekerek yaptığınız ödemeleri buradan yatırıldı şeklinde kaydedilebilir ve bu kayıt banka hareketlerinde hesaptan para çekme kısmından da otomatik olarak görülebilir.

- Firma Adı: Ödeme yaptığınız firmanın adı buraya yazılır.

- Açıklama: Kullanıcıya ait kısımdır Giderle ilgili bir açıklama yapılmak istenirse buraya yazılabilir.

Giderler girildikten sonra mutlaka ekranın alt kısmında yer alan kaydet tuşuna basarak yaptığınız ödemeyi sisteme kaydedebilirsiniz. Bu tuşa basıldığında ekrana bilgileriniz kaydedildi diye bir mesaj çıkar yes‘e basarak kaydetme işlemini başarıyla gerçekleştirebilirsiniz.

NOT: Kaydedilen bilgilerde bir değişiklik yaptığınızda mutlaka kaydet tuşuna basıp sistemden öyle çıkınız!

Ayrıca yaptığınız ödemelerin tahsilat makbuzlarının basımlarını da yapabilirsiniz. Bilgileri kaydetmenizle birlikte ekranın alt kısmında yer alan tahsilat makbuzu yazısını tıklayarak makbuzunuzun görünümünün nasıl olduğunu görebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

Dilerseniz Yapılan Giderleri Genel Giderlerin Listesi ya da Toplam Genel Gider Listesi olarak da görebilir ve çıktısını alabilirsiniz. Bunun için ekranın alt kısmında yer alan Raporları tıklayınız ve almak istediğiniz listeyi seçiniz. Karşınıza çıkan ekranda hiçbir kriter girilmeden Rapor Al tuşuna basıp kayıtlı listenin tamamını görebileceğiniz gibi istediğiniz İşlem Tarihi aralığını seçerek o tarih aralığı için listenizi alabilir ya da ödeme türü, grup kodu ve ödeme tipi kriterlerinden istediklerinizi girerek de listelerinizi alabilirsiniz.

· Genel Gelirlerin Girişi

Ana ekranda İşlemler menüsünden bu ekrana ulaşabilirsiniz. Dernek gelirlerini buradan girebilir ve kaydedebilirsiniz. Bunun için öncelikle ekranın alt kısmında yer alan menüden yeniye tıklarız ve ekranda yer alan aşağıdaki bilgileri doldururuz:

- Ödeme Tarihi: Derneğe yapılan ödemenin ödeme tarihini buradan girebilirsiniz.

- Fatura No: Yapılan ödeme faturalı ise buraya fatura no ‘ sunu girebilirsiniz.

- Ödenen Tutar: Gelirinizin Ödenen Tutarını girebileceğiniz yerdir.

- Banka No: Programımızda kaydedilen Banka isimleri bir numara alır. Buraya gelindiğinde banka ismi seçilir ve o bankaya ait numara kayıtlara geçer.

- Ödeme Türü: Aylık Aidat, Faiz Geliri, Fon gelirleri,  Diğer Genel Gelirler, Bağışlar… v.b. türlerden sizin için uygun olanı seçersiniz. Ödeme Türünü sisteme kayıtlı olan seçeneklerden seçebileceğiniz gibi kendinizde ödeme türü ekleyebilirsiniz.

- Ödeme Tipi: Burada ödemeyi nasıl aldığınızı belirtebilirsiniz. Nakit, Banka, çek, kasa, senet, elden, eft, havale, kredi kartı… v.b. türlerini seçerek yapılan ödemenin tipini belirtebilirsiniz.

- Grubu: Bu bölümde alınan ödemeleri gruplandırabilir ya da kendinizde ekleme yapabilirsiniz.

- Bankaya Yatırma: Derneğe ait banka hesabına yatırdığınız bilgileri buradan yatırıldı şeklinde kaydedilebilir ve bu kayıt banka hareketlerinden hesaba para yatırmadan da otomatik olarak görülebilir.

- Firma Adı: Ödemeler firma tarafından yapılıyorsa firma adını buraya girebiliriz.

- Açıklama: Kullanıcıya ait kısımdır. Gelirle ilgili bir açıklama yapılmak istenirse buraya yazılabilir.

Girdiğiniz her Gelir kaydının sonunda mutlaka ekranın alt kısmında yer alan kaydet tuşuna basarak yapılan ödemeyi sisteme kaydediniz. Bu tuşa basıldığında ekrana bilgileriniz kaydedildi diye bir mesaj çıkar yes‘e basarak kaydetme işlemini başarıyla gerçekleştirebilirsiniz.

NOT: Kaydedilen bilgilerde bir değişiklik yaptığınızda mutlaka kaydet tuşuna basıp sistemden öyle çıkınız!

Ayrıca yapılan ödemelerin tahsilat makbuzlarının basımlarını da yapabilirsiniz. Bilgileri kaydetmenizle birlikte ekranın alt kısmında yer alan tahsilat makbuzu yazısını tıklayarak makbuzunuzun görünümünün nasıl olduğunu görebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

Dilerseniz kaydedilen gelirlerinizi Genel Gelirlerin Listesi ya da Toplam Genel Gelir Listesi olarak da görebilir ve çıktılarını alabilirsiniz. Bunun için ekranın alt kısmında yer alan Raporları tıklayınız ve almak istediğiniz listeyi seçiniz.

DEFTERLER

· İşletme Defteri Hazırla

Defterler menüsünden ‘İşletme Defteri Hazırla’ yı seçtiğimizde karşımıza çıkan ekrandan istediğimiz Tahakkuk Tarihi aralığını girerek İşletme Defterini o tarih aralığındaki verilere göre hazırlayabiliriz. Rapor Hazırla butonuna bastığımızda ‘İşletme Defteri Yazdır‘ ve ‘Detaylı İşletme Defteri Yazdır‘ şeklinde 2 ayrı rapor düzeninde İşletme Defterinizi hazırlayabilirsiniz.

İşletme Defteri Yazdır seçildiğinde işletme defteri mantığında belirtilen tahakkuk tarihine kadar olan Gider ve Gelirleri yan yana ve liste halinde görebilirsiniz. Listenin hemen altında Toplam Aidat Geliri Tutarını, eğer alıyorsanız Toplam Gecikme Faizi Tutarını, Toplam Gider tutarını sistem otomatik olarak ayrı ayrı hesaplar ve kalan miktarı gösterir.

Detaylı İşletme Defteri Yazdır seçildiğinde ise Aidat Gelirleri Listesini, Genel Gelirlerin Listesini ve Genel Giderlerin Listesini alt alta gelecek şekilde ayrı ayrı listeler halinde bir arada görebilir ve listelerin hemen altında Toplam Aidat Geliri Tutarını, eğer alıyorsanız Toplam Gecikme Faizi Tutarını, bu gelirlerden ayrı olarak elde edilen Dernek gelirlerinin genel gelir tutarını ve Toplam Gider tutarını sistem otomatik olarak ayrı ayrı  hesaplar ve kalan miktarı gösterir.

· Toplantı Karar Defteri Hazırla

Derneğinizin toplantılarında alınan kararları tarihi ile birlikte kaydedebilir ve Karar Defteri Yaz butonu ile birlikte yazılı bir metin olarak görebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

Karar Defterine yeni bir kayıt girilecekse mutlaka yeni karar butonuna basılmalıdır. Bir toplantıda birden fazla karar alınmış ise ve bir sayfada o tarihte yapılan toplantı kararlarının hepsini görmek istiyorsanız ekranda Toplantı kararları kısmına alt alta ve sıralı olarak yazabilirsiniz.

Ancak alınan karar bir kurum ya da kuruluşa gönderilecekse sadece ilgili kararın kaydedilmesi daha doğru olacaktır.

Alınan kararlar tarihleriyle birlikte ekranın alt kısmında da görülmektedir. Üst menüde yer alan ilk, önce, sonra ve son butonlarıyla ilk kayıta, önceki kayıta, sonrakine ya da son kayıta gidilebilir. Girdiğiniz kararı ‘Kararı Kaydet’ butonuna basarak kaydetmeyi unutmayınız. İstediğiniz bir kararın çıktısını alabilmek için ise listeden kararı seçip üst menüden Karar Defteri Hazırla butonuna basarak Karar Defterini görebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

· Gelir Gider Defteri (Kasa Defteri)

Gelir Gider Defteri Ekranında hiçbir kriter girilmeden Kasa Defteri Oluştur denildiğinde Gelirler ve Giderler olmak üzere yan yana iki liste görülür. Ayrıca Gelirleri Aidat Gelirleri ve Genel Gelirler olmak üzere alt alta 2 liste halinde ayrı ayrı görebilirsiniz.

Listelerin altında Aidat Toplamları, Aidat Faiz Toplamları, Genel Gelir Toplamı, Genel Gider Toplamı ve Toplam Kalan Tutar otomatik olarak görülür.  Gelir Gider Kasa Defterini günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak işlem tarihini girerek alabilirsiniz.

· Çarşaf Liste Hazırla

İşlem Arama Ekranı Kısmında hiç bir şey girmeden çarşaf listeyi oluştur tuşuna basarak Genel Döküm, Üyelere Göre Listele, Ödeme Adına Göre Listele ve Aylara Göre Listele seçeneklerinden herhangi birini seçerek çarşaf listeyi hazırlayabilirsiniz.

Çarşaf Liste Derneğinizin Gelirlerinin Ödeme Türlerine göre Toplam Borç, Toplam Ödenen ve Toplam Kalanlarına göre tek bir liste halinde görülmesidir. Listenin sonunda Borç, Alacak, Faiz ve Kalan kolonlarının hemen altında toplamları da otomatik olarak görülür. Böylelikle her bir Üyenin ödeme türlerine göre Toplam Borç, Toplam Ödenen ve Toplam Kalan bilgilerini detaylı bir şekilde görebilirsiniz.

Ayrıca Çarşaf Listeyi İşlem Arama Ekranında İstenilen bir İşlem Tarihi aralığı, Üye Numarası, Unvanı, Adı, Soyadı, Grubu, İşlemi ve Ödeme Türü içinde oluşturulabilir. Sırala Kısmından da istediğimiz bir kritere göre Çarşaf Listenin sıralanmasını sağlayabiliriz.

ARAMA EKRANLARI

· Kredi Borç Ödeme Ekranı

Kredi Borç Ödeme Ekranında alınan tüm kredilerin borç ödenen bilgilerini görebilir ve raporlar kısmından çıktısını alabilirsiniz.

İşlem Arama Ekranından Borç Tarihi aralığı vererek, Üye Numarası, Unvanı, Adı Soyadı, Grubu, işlem, ödeme türü ve işlem tarihi gibi alanlardan istediğinizi doldurarak filtrele tuşuna bastığınızda aradığınız kritere göre listeyi görebilir ve raporlar kısmından çıktısını alabilirsiniz. İsterseniz raporun istediğiniz gibi sıralanmasını sağlayabilirsiniz. Bunun için işlem arama ekranında yer alan sırala alanından Üye numarasına, Adına, Soyadına, Unvanına, İşlem Tarihine ve Ödeme Türüne göre sıralamayı seçerek filtrele deyip listeyi görebilir ve raporların verilen sıralamaya göre listelenmesini sağlayabilirsiniz. Listede olan tüm ödemelerin görebilmek için Hepsi tuşuna basarız.

Ayrıca Listenin altında Toplam Borç, Toplam Ödenen ve Kalan bilgilerini görebilirsiniz. SMS Gönder seçeneğiyle bilgilendirme SMS’ leri gönderebilirsiniz.

· Borç Ödenen Durum Ekranı

Borç Ödenen Durum Ekranında, İşlem Arama Ekranına her hangi bir kriter girilmeden rapor butonu tıklandığında Borç Ödenen Durum Listesi, Borç Ödenen Durum Listesi (İngilizce), Borcu Olan Üyelerin Listesi, İcraya Verilen Üyelerin Listesi, Dava Edilen Üyelerin Listesi ve İhtar Edilen Üyelerin Listesi gibi listeleri görebilir ve çıktısını alabilirsiniz.

İşlem Arama Ekranından Üye Numarasına, Unvanına, Adı Soyadına, Grubuna, İşlemine, Fiyatına ve Birimine göre kriterler verip filtrele diyerek listeleyebilir, raporlar kısmından girdiğiniz kritere ait raporu görebilir ve çıktısını alabilirsiniz. İsterseniz raporun istediğiniz gibi sıralanmasını sağlayabilirsiniz. Bunun için işlem arama ekranında yer alan sırala alanından Üye numarasına, adına, soyadına, Unvanına ve grubuna göre sıralamayı seçerek filtrele deyip listeyi görebilir ve raporların verilen sıralamaya göre listelenmesini sağlayabilirsiniz. Hepsi denildiğinde ise borcu olanların tamamını listeleyebilirsiniz.

Ayrıca İşlem Arama Ekranında yer alan Borcu Olan Üyeleri Listele, İcraya Verilenleri Listele, Dava Edilenleri Listele, İhtar Edilenleri Listele gibi seçenekleri işaretleyerek listesini görebilir, raporlar kısmından raporlarını alabilir ve SMS metnini yazarak SMS Gönder Seçeneğini tıkladığınızda listelerdeki Üyeleri SMS ile bilgilendirme yapabilirsiniz.

Borç Ödenen Tahakkuk Ekranı

Borç Ödenen Tahakkuk Ekranında o tarihe kadar yapılan ödemeleri görebilir ve raporlar kısmından Tahakkuk Listesi (Türkçe ve İngilizce olarak) ve kullanıcı adına göre listesini alabilirsiniz.

İşlem Arama Ekranından İşlem Tarihi aralığı vererek, Üye Numarası, Unvanı, Adı Soyadı, Grubu, işlem, ödeme türü,  işlem türü, ay, kullanıcı, ödeme tipi ve birimi gibi alanlardan istediğinizi doldurarak filtrele tuşuna bastığınızda aradığınız kritere göre listeyi görebilir ve raporlar kısmından çıktısını alabilirsiniz. İsterseniz raporun istediğiniz gibi sıralanmasını sağlayabilirsiniz. Bunun için işlem arama ekranında yer alan sırala alanından Üye numarasına, İşlem Tarihine ve Kullanıcı Adına göre sıralamayı seçerek filtrele deyip listeyi görebilir ve raporların verilen sıralamaya göre listelenmesini sağlayabilirsiniz. Listede olan tüm ödemelerin görebilmek için Hepsi tuşuna basarız.

Ayrıca Listenin altında Kasa Durumunu TL, $, € ve GBP bazında görebilirsiniz. Sms Gönder seçeneğiyle bilgilendirme SMS’ leri  gönderebilirsiniz.

AİDAT ÖDEME İŞLEMLERİ

· Toplu Aidat Borçlandırma

Toplu Aidat Borçlandırma Ekranı sisteme kayıtlı bütün Üyelerin toplu olarak borçlandırılmasının yapıldığı yerdir. Bunun İçin Dağıtım Ekranında İşlem Tarihi ve İlk işlem Tarihine aynı Tarihi vermelisiniz. Ay adedi kısmında kaç aylık borçlandırma yapıyorsanız o miktarı belirtiyorsunuz. Ay Aralığı kısmında ise kaç ayda bir borçlandırmak istediğinizi belirtiyorsunuz ve Ödeme Tutarını da girdikten sonra Dağıt Tuşuna basarak toplu olarak bütün Üyelerin borçlandırmasını yapabilirsiniz. Toplu Aidat Borçlandırma Ekranına gelindiğinde ise listede son yapılan toplu borçlandırma işlemi listelenmiştir. Kaydet ve Gönder tuşlarına basılıp sistemden otomatik olarak çıkılır.

· Toplu Aidat Ödemesi

Toplu Aidat Tahsilatı Ekranında sisteme kayıtlı bütün Üyelerden toplu olarak tahsilatın yapıldığı yerdir. Bunun İçin Dağıtım Ekranında İşlem Tarihi ve İlk işlem Tarihine aynı Tarihi vermelisiniz. Ay adedi kısmında kaç aylık tahsilat yapıyorsanız o miktarı belirtirsiniz. Ay Aralığı kısmında ise kaç ayda bir tahsilat yapılacaksa belirtirsiniz ve Ödeme Tutarını da girdikten sonra Dağıt Tuşuna basarak toplu olarak bütün Üyelerin tahsilatını yapabilirsiniz. Toplu Aidat Tahsilatı Ekranına gelindiğinde ise listede son yapılan toplu aidat tahsilatı işlemi listelenmiştir. Kaydet ve Gönder tuşlarına basılıp sistemden otomatik olarak çıkılır.

ÜYELİKTEN ÇIKARILMA – ÜYELİĞE GERİ ALMA

· Üyelikten Çıkarılma

Ana Ekranda Üst Menüde yer alır. Üyenin talebi ya da derneğin aldığı karar üzerine Üyelikten çıkarılma işlemleri buradan yapılabilir. Üye No alanında ok işareti tıklanarak listeden çıkartılmak istenen Üye no 2 kere tıklanarak seçildiğinde otomatik olarak kayıtlı Üyenin adı ve soyadı, unvanı, çıkış tarihi ve Yönetim Kurulu Karar No ekrana gelir, Tamam tuşuna basılarak kayıt Dernek kayıtlarından çıkartılabilir.

·  Üyeliğe Geri Alma

Ana Ekranda Üst Menüde yer alır. Bu işlemde Üyelikten çıkartılan kayıtlı Üyeyi tekrardan Üyeliğe alabilirsiniz. Bu ekranda Üye No alanında ok işareti tıklanarak listeden Dernek kayıtlarına geri alınmak istenen Üye no 2 kere tıklanarak seçildiğinde Üye no’ ya ait kayıttaki Üyenin adı soyadı ve unvanı ekrana otomatik olarak gelir. Tamam tuşuna basıldığında ise kayıt tekrardan Dernek kayıtlarına alınır.

BANKA İŞLEMLERİ

·  Banka Kartı İşlemleri

Ana Ekranda Üst Menüde yer alır. Banka Kart Tanımı Ekranından Yeni tuşuna basarak yeni bankanın bilgilerini buradan girip kaydedebilirsiniz. Sorgulaya bastığınızda gelen ekranın alt kısmında yer alan aranacak kayıt alanına aradığınız bankayı yazdığınızda yukarıdaki listede aranan kayıt çıkacaktır. Kayıt üzerinde 2 kere tıklandığında o bankanın kayıtlı bilgilerine gidilir. Banka Kart Ekranında aktif bilgileri görülen bankanın hareket detayları bölümünde borç alacak ve kalan bilgileri gözükür.

Üst menüde yer alan hareketlerden aktif bilgileri görünen bankaya para yatırma bilgileri ve para çekme bilgileri buradan tutar kısmına miktarı yazılarak kaydedilir.

·  Hesaba Para Yatırma

Hesaba Para Yatırma Ekranına Banka İşlemleri menüsünden ulaşabilirsiniz. Buradan bütün bankalarda yatırılan miktarları görebilirsiniz. Yeni diyerek yeni kayıt açabilir ve banka no, borç tutar ve para birimini girerek yatırılan parayı kaydedebilirsiniz.

· Hesaptan Para Çekme

Hesaptan Para Çekme Ekranına Banka İşlemleri menüsünden ulaşabilirsiniz. Buradan bütün bankalardan çekilen miktarları görebilirsiniz. Yeni diyerek yeni kayıt açabilir ve banka no, alacak tutar ve para birimini girerek çekilen parayı kaydedebilirsiniz.

SAİR İŞLEMLERİ

·  Sair Borç Girişi

Sair Borç Girişi ekranına Sair İşlemleri menüsünden ulaşabilirsiniz. Derneğinize yapılan borçların haricindeki diğer borçlarınızı girebileceğiniz yerdir. Yeni bir sair borç girişi için Yeni tuşuna basınız. Üye No, Hesap Adı, Tarih, Tutar ve Açıklama alanlarına gerekli bilgileri girdikten sonra Kaydet tuşuna basınız.

· Sair Alacak Girişi

Sair Alacak Girişi ekranına Sair İşlemleri menüsünden ulaşabilirsiniz. Derneğinizin olağan alacaklarının haricindeki diğer alacaklarını girebileceğiniz yerdir. Yeni bir sair alacak girişi için Yeni tuşuna basınız. Üye No, Hesap Adı, Tarih, Tutar ve Açıklama alanlarına gerekli bilgileri girdikten sonra Kaydet tuşuna basınız.

GENEL TANIMLAR

Genel Tanımlara Ana Ekranda Üst Menüden ulaşarak aşağıdaki tanımlamaları yapabilirsiniz.

· Grup Tanımı

Dernek üyelerinizi gruplandırabileceğiniz ekrandır. Ekranın alt kısmında yer alan Grup Tanım kısmında yeni tuşuna basarak Adı ve Açıklama alanlarını doldurup kaydet tuşuna basınız. İlk, Önce, Sonra, Son tuşlarına basarak kaydedilen grup tanımlarının ilk, önce, sonra ve son kayıtlarına gidebilir ve isterseniz kaydı değiştirip kaydedebilirsiniz.

· Gelir Grup Tanımı

Derneğinize ait gelirleri kendiniz gruplandırabilir ve ekleme işlemlerini buradan yapabilirsiniz. Yeni bir Gelir Grup Tanımı yapacaksanız mutlaka Yeni tuşuna basmalısınız ve gerekli alanları doldurduktan sonrada kaydet tuşuna basarak Gelir Grup tanımını tamamlamalısınız.

·  Gider Grup Tanımı

Derneğinize ait giderleri kendinizde gruplandırabilir ve ekleme işlemlerini buradan yapabilirsiniz. Yeni bir Gider Grup Tanımı yapacaksanız mutlaka Yeni tuşuna basmalısınız ve gerekli alanları doldurduktan sonrada kaydet tuşuna basarak Gider Grup tanımını tamamlamalısınız.

·  Ödeme Tür Tanımı

Derneğinizde Ödeme Tür Tanımlarını buradan yapabilirsiniz. Yeni tuşuna bastıktan sonra Ödeme Tür No , Ödeme Tür Ad ve Ödeme Tipini girerek kaydet tuşuna basmalısınız.

· Şablon Tanımlama

Buradan programda yer alan bazı dokümanlar için özel şablon seçeneklerinizi belirleyerek kaydedebilir ve saklayabilirsiniz.

· Üye ve Dernek Tanımı

Birden fazla dernek bilgilerini tutan dernek yönetim şirketlerine yönelik hazırlanmış bir tanımlama ekranıdır. Tanımlama yapabilmek için öncelikle yeni tuşuna basmalısınız. Sistem otomatik olarak yeni bir database açacaktır. Ekrandaki Unvanı, Yönetici Adı Soyadı, Yönetici Kimlik Bilgileri ve diğer alanları doldurup kaydet tuşuna basarak derneğinizi buradan tanımlayabilirsiniz. Dernek Genel Tanımları Ekranında ise Tanımlanan dernek için Faiz Tipi, Faiz Oranı, Opsiyon Gün Sayısı ve Makbuz No tanımlamalarını girip kaydedebilirsiniz.

· Kargo Tanımı

Derneğinizin çalıştığı kargo şirketlerini buradan tanımlayabilirsiniz. Ekranın alt kısmında yer alan Grup Tanım kısmında yeni tuşuna basarak Adı ve Açıklama alanlarını doldurup kaydet tuşuna basınız.

· Kullanıcı Tanımları

1 den fazla PC de kullanıcıların kullanıcı bilgilerini girip site bilgilerini tutabilmelerini sağlayan tanımlama alanıdır. Öncelikle Kullanıcı tanımlayabilmek için yeni tuşuna basılır ve gerekli alanlar doldurulur ve kullanıcı adı ve parolası verilir. Bunun için Lütfen Hursoft Yazılımla İletişime geçiniz!

 · YTL’ den TL’ ye Çevir

· SQL Ekranı

DEFTER İŞLEMLERİ

 · İşlem Arama Ekranı

İşlem Arama Ekranına ana ekranda üst menüde yer alan Defter İşlemlerinden ulaşabilirsiniz. İşlem Arama Kısmından Tarih, Üye Kodu, Unvanı, İşlemi Yapan Kod, İşlemi Yapan Ad, İlgili Kişi, Kargo Kodu, Kargo Adı, Banka Kodu, Banka Adı ve İşlem Tipi gibi kriterleri girerek arama yapabilirsiniz. Hepsi tuşuna basarak Gelen Telefon Görüşmesi, Arama Telefon Görüşmesi, Gelen Faks, Giden Faks, Gelen E-mail, Giden E-mail, Gelen Kargo, Giden Kargo, Gelen Yazışma, Giden Yazışma, Gelen Havale ve Giden Havale kayıtlarını listeleyebilirsiniz. Dilerseniz işlem arama ekranı kısmından Gelen Telefon Görüşmesi, Arama Telefon Görüşmesi, Gelen Faks, Giden Faks, Gelen E-mail, Giden E-mail, Gelen Kargo, Giden Kargo, Gelen Yazışma, Giden Yazışma, Gelen Havale ve Giden Havale seçeneklerinden istediğinizi işaretleyerek listeleyebilirsiniz. Ayrıca Ekranın üst kısmındaki menüden Gelen Telefon Görüşmesi, Arama Telefon Görüşmesi, Gelen Faks, Giden Faks, Gelen E-mail, Giden E-mail, Gelen Kargo, Giden Kargo, Gelen Yazışma, Giden Yazışma, Gelen Havale ve Giden Havale menülerini seçerek ekranlarına gidebilir ve bu ekranlarda istediğiniz işlemleri yaparak kaydedebilirsiniz.

 · Demirbaş Defteri

 Demirbaş İşlemlerinden Derneğinize ait demirbaşların kayıtlarını tutabilirsiniz. Demirbaş Adını, Açıklamasını, Cinsini, Zimmetli kişiyi yazabilir, Seri No, Belge No, Adedi, Tutarı, Alınma Şekli, Alınma Tarihi, Çıkış Tarihi, Kullanıldığı Yeri ve eğer bağışlanmışsa Bağışlayan alanlarını doldurarak ‘Kaydet’ tuşuna basıp kaydedebilirsiniz. Sistem kaydettiğiniz Demirbaş Girişlerini otomatik olarak alttaki listeye ekleyecektir.

 RAPORLAR

·   Tanımlı Üye Raporları

-    Üye Fihrist Listesi

-    Üye Hazirun Listesi

-    Üye Telefon Listesi

-    Üye Ev Adresi Listesi

-    Üye İş Adresi Listesi

-    Üye Listesi

-   Adres Etiket Listesi

-    Adres Etiket Dizaynı

-    Kan Grubuna Göre Listesi

·          Tanımlı Banka Raporları

-    Banka Hesap Raporları

-    Banka Listesi

-    Banka Hesap Durum Listesi

-    Banka Detay Dökümleri

·          Taahhütlü Mektup Listesi

-    Ev Adresine Göre

-    İş Adresine Göre

·          Ödeme Listesi

-    Üye Ödeme Listesi

-    Üyelerin Ödedikleri Aidat Listesi

·          Borç Listesi

-    Üye Borç Listesi

-    Üyelerin Tahakkuk Ettikleri Gider Listesi

·          Kredi Borç Ödeme Listesi

-    Üye Kredi Borç Ödeme Listesi

-    Üye Kredi Borç Detay Listesi

·          Genel Gelir Listesi

-   Genel Gelir Listesi

-    Toplam Genel Gelir Listesi

·          Dernek Müdürlüğü Raporları

·          Tahakkuk Raporları

-    Tahakkuk Listesi

-   Durum Listesi

-    Borçlu Üyelerin Listesi

-    Tahakkuk Detay Listesi

·          Sair Listesi

-    Sair Hareket Listesi

-    Sair Borç Alacak Listesi